自我评价正在逐渐成为改进董事会在监管公司业绩方面效率的一种重要方法,一个由董事会仔细设计并严格执行的自我评价方法会有助于强化董事们对其角色的理解,并提高董事会的凝聚力和业绩。
定义董事会评价的重要因素
众所周知,要评估董事会在履行其职责方面的业绩,董事会首先必须对其职责究竟是什么有一个切实的理解。因此,评估过程开始于对董事会职责各领域的审视,包括董事会对其自身监管角色的反思和管理层对董事会的期望。为此,CEO应向董事会陈述他自己对董事会的期望供董事会在界定其职责时考虑。
一旦董事会已经审议、阐明和优先排出其任务,同时从管理层获得了需要的信息,董事会就可以将二者相比较并找出需要改进的方面。除了考虑董事会在多大程度上遵循其准则外,通常还需考虑的方面和事项包括:
1.董事会角色和议程设置(监控业绩和战略策划)
(1)董事会是否已经界定其角色和职责并将其在授权范围传达。
(2)应以什么方式扩大或缩小董事会的作用。
(3)董事会是否已经明确那些应由董事会定期审议或讨论的事项。
(4)董事会是否已经确认定期需要的信息(内部和外部的),包括进行战略规划、比较的信息。
(5)董事会是否已经考虑或实施用于在危机发生前确认潜在问题的机制。
(6)董事会是否已经制定出反映公司特别需要的业绩目标(包括与类似公司的比较)。
(7)董事会是否有效地监管公司的战略规划过程和帮助设定和阐明公司战略方向。
(8)董事会是否有效地监控公司的运营和财务业绩及其与公司的内部控制系统的统一。
(9)董事会与某一董事就任的另一董事会相比较的结果如何。
2.规模、组成和董事会的独立性
(1)董事会是否已经设计、阐明和实施了某些政策(包括董事资格标准),从而确保一个合适的董事会规模和其成员在技能、阅历和其他特征方面有效的组合。
(2)董事会是否以外部董事为多数。
(3)内部董事/外部董事的比例是否恰当。
(4)董事会是否充分独立于管理层。
(5)外部董事们是否有机会经常在CEO不在场的情况下会谈。
(6)董事会成员标准是否确保外部董事有足够的时间和独立的地位。
(7)董事会是否在适当的情况下听取外部建议。
(8)董事会的组成、组织及委员会的结构应如何改进。
3.董事熟悉的过程与发展
(1)董事会是否界定并传达它对董事职责的期望。
(2)是否为新董事提供了关于公司和董事会足够的信息。
(3)是否有效地招募和保留董事。
(4)董事们是否在公司治理事务方面受到适当的培训。
(5)董事们是否就公司面临的问题受到持续的教育。
4.董事会的领导、团队合作和与管理层的关系
(1)董事会在董事会和委员会层次上的领导在多大程度上有效率。
(2)董事会领导是否与管理层领导相区别。
(3)董事会是否有效地管理董事会事务。
(4)董事会的团队合作是否有效率。
(5)董事营造一种开放的、鼓励直言不讳讨论的公司文化。会与CEO及其他经理如何合作,董事们是否同CEO一起
就管理层与董事会的关系而言,获取管理层对董事会业绩的看法是有益的。为此,应考虑CEO和其他与董事会有经常性接触的高层管理人员的看法,如业务总监、财务总监、公司法律顾问、公司秘书长或其他人如何评价董事会。管理层应考虑的事项包括:
(1)管理层与董事会在职责上的分工是否合理、清晰。
(2)董事会是否提供明智的意见。
(3)董事会是否提供明确的方向。
(4)董事会向管理层提出的挑战是否恰当。
(5)董事会是否培养管理层的信任感(即董事会是否将信息保密)。
(6)董事会是否集中于恰当的事项。
(7)董事会的监督是否过于“细致入微”。
(8)董事会成员是否为董事会会议做准备。
(9)董事会索取的资料是否合理、相关。
(10)董事会对成员公司和公司面临的问题是否具有丰富的知识。
(11)董事会是否体现出各方面专家的恰当组合。
5.董事会和委员会的会议和信息
(1)董事会和委员会的会议是否富有成果。
(2)安排的会议数目是否充足。
(3)议程设置过程是否允许合理的议题在必要的时候被提出。
(4)议程是否能使最复杂和最关键的问题有足够的时间讨论。
(5)董事们是否或能否影响议程内容。
(6)董事会是否提前收到关于议程足够多的信息。
(7)给董事们的信息数量、质量和时效性是否合适。
(8)是否有足够的时间用于公司业绩的讨论和战略问题的审议。
(9)委员会在会议频率、持续时间、内容、地点和利益方面如何改进。
(10)非委员会董事获悉每一委员会仔细研究的问题的程度如何。
(11)为董事会准备的信息在表述、及时性、详细程度、内容和重点方面应如何改进。
(12)董事会对信息的要求在未来几年中将以何种方式改变。
6.关于董事和董事会的评估、报酬和所有权
(1)是否定期、有效地评估董事、委员会和董事会。
(2)董事会是否确保董事都符合董事会的条件和期望。
(3)董事会是否评价过作为个体和整体的最大潜力。
(4)董事会是否考察过比它更出色的董事会,并确定它将如何向其学习。
(5)董事会是否考虑过用于衡量董事业绩的标准。
(6)董事会是否拥有一套值得称赞的程序以审视其实现目标的进度、保持必要资源和公司的支持以便有效运作。
(7)董事会是否致力于不断地提高业绩,并以完备的程序来设立业绩目标。
(8)是否存在一套程序将评估转化成可以监督贯彻的建议。
(9)是否鼓励自由和公开的意见交换。
(10)董事们是否得到合理的报酬。
(11)董事的报酬是否是董事实现业绩的最优激励。
(12)董事的报酬是否设计得使董事们的个人利益与公司的长期利益相一致。
(13)是否存在明确的政策和项目鼓励董事在长期和短期内持有公司股份。
(14)董事个人和董事会整体的持股地位是否可接受。
7.管理层的评估、报酬和所有权
(1)董事会是否定期评估CEO、其他高层经理和公司的业绩。
(2)董事会评估管理层业绩的方法可做怎样的改进。
(3)董事会是否已经形成一套精心设计的管理层报酬方案,该方案是否有效地按业绩计报酬。
(4)是否有明确的政策鼓励管理层适当的持有股权。
8.继任计划
(1)董事会是否有一个全公司的继任计划。
(2)董事会是否有一个专门针对CEO的继任计划。
(3)董事会是否熟悉公司的其他高层经理并定期审查他们的强项,以决定其是否适合作CEO的继任者。
9.道德与守法
(1)董事会是否与其成员就恰当的道德和法律责任进行沟通。
(2)董事会是否确立在整个组织中的道德行为和恰当的遵纪守法标准,并以身作则地在最高层形成良好的作风。
10.利益相关人
(1)董事会是否确保正确地考虑和对待各利益相关人,包括股东、雇员、顾客和社区。
(2)董事会是否与机构股东之间进行有效的沟通。