会议的准备工作
(１)和上司商量，拟定议事日程，并将此分发给参加会议的每位人士。
(２)确定出席会议的有关人士，并书面或电话通知他们。
(３)准备一分详细的给上司的议事日程。
(４)准备好议事日程、会议程序和有关资料。
(５)预定好会议室，并在开会前一天亲自确认。
(６)如系大型会议，还应与会务接待部门安排好出席者的食宿、交通等工作。
(７)确认出席者人数。
(８)准备会议所需物品（如上次会议记录、有关文件、议事日程、出席人员登记簿、不能出席会议的有关人士的回函、信纸、记录本和笔、音响器材等）。
(９)会议前，提前到达会议室，按事先拟定好的座位表安排好座位，准备好茶水及有关物品。
处理好会议日常事务
(１)协助和监督会议签到处工作。
(２)准备一分表格，上面列入与会者姓名及他们代表的公司名称和地址，将其复印后发给与会者。
(３)做会议记录，或速记或录音。
(４)满足会议负责人或特殊客人提出的有关需要。
(５)收集会议信息并打印成简报分发给与会者。
(６)协调会议过程中的各项活动。
(７)安排放置座位卡。
(８)指派有关人员陪同宾客入席。
在会议和会谈中做记录是会议秘书的职责之一，因此，适当地了解会议议程和程序，对会议秘书来说是十分必要的。非正式会议上可以免去一些会议礼节，但正式的会议则应严格坚持会议程序规则和礼节。
