本章是阐述和挖掘内部控制工程的主要内容,首先明确内部控制工程的参与者,参与者的确定是确保内部控制工程研究角度完整正确的前提和基础,内部控制工程应对各参与者的活动都提供指导,规范其在内部控制系统中建设和使用的行为;在明确内部控制工程参与者及研究角度后,制定内部控制工程研究过程中应遵循的原则,内部控制工程的原则是指导和检验内部控制工程的研究内容和成果标准和导向,包括目的性原则、系统性原则、成本效益性原则、及时性创新性原则等。在确定内部控制工程的切入点、标准和导向后,从五方面去构建和完善内部控制工程,即内部控制工程模型、工程方法、管理过程、评价体系和支撑体系。
内部控制工程在建设和使用内部控制系统时与传统方法的不同在于:
①确立内部控制系统的生命周期概念,从系统的立项到退出使用整个过程去考虑系统的效率、成本和效果。
②有系统、全局的出发点,要求在内部控制子系统在分析、设计和维护过程中不仅从组织的整体目标出发,而且考虑支撑体系的作用。
③内部控制工程方法、工具的不断进展,有利于内部控制系统建设方法、工具、技巧的不断丰富和拓展。
④有科学的管理方法贯穿全程,将个人技巧和规范的管理有机地结合,利于系统的多用户、多角度参与,便于集成、评估、更新等工作的顺利进行。
⑤及时总结实施经验教训并能进行经验和系统移植,标准的方法、工具和管理过程有利于经验教训的交流和积累,有利于系统的维护更新甚至同行、同类企业间成果移植和借鉴。
⑥更新维护持续不断地进行,内部控制工程生命周期概念的引入使我们在建设和使用内部控制系统时需综合考虑成本、效率、环境变化,通过不断地维护更新及时应对环境变化带来的风险、延长系统的使用寿命、降低综合成本、提高系统的性价比。
本章是以具体的内部控制系统建设与使用为例,利用前面章节形成的内部控制工程初步成果,选取具体的内部控制工程模型、方法,以及相关的管理、评估等,最终形成符合内部控制工程要求的内部控制系统①。主要目的是演示内部控制工程在建设和使用内部控制系统时的手段和作用。
对一般组织而言,内部控制系统可按照组织结构或流程特点分解为若干个子系统,为便于阐述和分析,我们选定以采购支付过程为例,来演示内部控制工程的具体应用,涉及采购、储运、财务、生产等多个部门,嵌入信息流、业务流、资金流、物流等多个流程,可以演示内部控制工程多数的理念和手段。
本章首先阐述了××公司采购支付内部控制子系统的环境和特点,从而根据其实际情况选取适合的模型,分析每阶段面临的工作,阐明在此阶段采用的方法、应该着重管理的内容等,最终汇总各个阶段形成的说明与管理文档,作为内部控制工程使用阶段评估、运行、维护、更新的重要规范和参考,以利于审计、人员变动、组织变动、内部控制系统调整的顺利进行。