有效地利用时间绝对不是“瞎忙”，而是高效率地利用时间，使每一分、每一秒都产生最大的效率。
有些人总是以“时间不够”为借口，为自己埋下失败的伏笔。其实这种人往往就是时间的窃贼，因为他们把时间都浪费在找借口中去了。
如果要善于利用时间，最重要是减少你浪费掉的时间。因为失去的东西再也无法利用了。切斯特·菲尔德勋爵说：“我建议你们好好利用小段时间，这样大段时间自然就会产生效率。”
下面我们列出八大赢得时间的方法——用好它们，你每天将有更多的时间可以利用。
1.分类归档
阿尔伯特·R·卡尔在《华尔街日报》上报道过，一家钟点工服务公司曾对200家大公司职员做过调查。他们发现，公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着，这些职员每年要损失10%的时间！
如果你也像许多人一样，老是要寻找乱放的东西的话，解决办法是养成有条理的习惯。经济许可的话，可以雇请一名有效率的秘书或助理，要他或她帮助你把东西安排得有条理。如果经济条件不允许，你必须想出一个办法来。不要把时间浪费在寻找要用的东西上。有一条最好的原则：不用的东西扔掉，不扔掉的东西分门别类保管好。
2.严格自律
时间管理就是管理自己的生命。我们多数人很难使自己的每一天都朝着正确方向前进。有些人的问题是积极性不高，有些人的问题是自律不严，另外一些人的问题是性格使然。性格使他们老爱坐着歇会儿而不是向前行。还有一些人对自己应做什么，什么时候去做不甚清楚。如果你有懒惰的习惯，下面几个建议可以助你成功：①使用记事本。对何时应做何事心中无数，记事本或日志有助于你把所有资料很有条理地记录在一个地方。“日记与工作志”、“每日工作志”和“工作日程表”都是极好的工具。②不要在家里工作。如果你不容易调动自己的积极性，你需要换个环境了。许多人在家里养成了一套习惯，怎么也摆脱不了。另外一些人，家里使他分心的东西太多——电话铃、门铃、家人邻居干扰、电视机、收音机、家务活等等。离开家或者你能专心工作。或许是为了你能开展工作惟一要做的自我约束。③尽早开始。有时你会突然意识到因为太迟开始而无法完成当天想做的事，这是最令人失望的。许多人意识到时间不够而无法做他计划中的事时，干脆把整天一笔勾销，什么也不干。解决的办法是，养成及早开始的习惯。
3.减少干扰
美国某公司时间管理中心主席拉利·贝克博士认为，造成公司职员浪费时间最多的是工作受到干扰。之所以消耗掉那么多时间，不止是停顿下来本身费时，而是重新工作时，这位职员需要花时间调整大脑活动及注意力，才能在原先停顿的地方继续接下去干(一下子就能找出中断的地方，立刻接上原来思路的人是不多的)。下面是避免或尽量减少干扰的几种方法：①雇一名高效率的秘书。防止工作时被人干扰的最佳方法是，在你自己和经常干扰你的工作的人之间安置另一个人。如果你能控制别人在什么时候来找你，你就不用把时间浪费在重新集中精力上。如果你决定这样做，也一定要留出一些时间，让你的同事能在这段时间内随时找你，以免他们觉得受排斥而心怀不满。②学会在批量时间内工作。如果你手头的工作需要高度集中精神，要学会在长达4~6小时的大段时间内工作。其原因与防止别人打断相同，因为这样你不必把时间耗费在重新集中精神上。另外，当你在批量时间内工作时，你会发现自己劲头越来越大，能在较短时间内完成较多的工作。要拥有那么长的一段时间归自己使用，你必须作些具体的安排。时间不会自己找上门的，你最好找个僻静的地方，以便干活时不受别人干扰。③办公室的设计应能避免干扰。如果你对办公室的设计有发言权，应把它设计成允许来访者进入时他们才能进入的格局。例如，不能让别人走过办公室时能透过门窗见到你，有事没事跟你聊天。可能的话，把办公室安排在恰当的位置，以便你在外出或上厕所时看不见其他人。原因是，如果你看见别人，总要表示友好亲切。当你约会迟到，或者想回家跟配偶、孩子呆一会时你不希望跟什么人寒暄而拖延30分钟。④改变用电话的方式。许多人成了电话的奴隶，而不是把电话作为工具来使用。避免方法之一是：电话不应直接接入你的办公室(这样做的原因跟你不允许在工作时不停被干扰一样)。此外，一天当中划出一段时间专门用于接电话。记住电话是为方便你自己而设的，不是为给你制造不方便的。⑤养成清早起来工作的习惯。清晨人的精神集中，清晨工作时较少受干扰和打断。如果你能安排自己的清早工作，你会发现你那一天干劲特别足，能用于工作的时间也延长了。
4.学会授权
他人的协助是提高效率的最大潜力，可是许多人却试图事必躬亲一手包揽。解决办法是把工作委托给工作效率高的人，授权他们去干。
知人善任，清楚各人的长处和短处，让每个人从事他(她)最能发挥水准的工作。授权别人，同时也要给他们完成任务所需要的条件与资源。你把工作分派给其他人，授权他们去干好，这样每个人都是赢家。
5.提前安排
有多少次是你发现自己在意外的延误中无事可做？在这种情况下，你别无他法，只能等待。这是我所知的最令人心烦，最浪费时间的情况。要避免这种情况出现，惟一的办法是预先安排工作。我外出旅行时常带着活去干，这样，就不会因为航班偶然出现个把钟头的延误而恼火。相反，一旦航班延误，我可以打开公文包干起活来。我每次旅行都带一大堆活——即使有十次八次延误也干不完。我是不愿意受阻时两手空空的。乘坐市内交通工具时，我也带着活。我10多岁时，爸爸教我身上随时带一本书。这样，即使遇上交通阻塞，也不会浪费时间。我时常用汽车上的录音机，汽车上总有几十盒录音带，一边开车一边听。汽车还有一个电话和一个微型录音机，开车回家的路上我还能接电话，或口授信件，或把一个忽然闪现的主意用录音机录下来，以免忘了。事前做好准备，利用偶发的延误，这样能把本来会失去的时间转化为有用的时间。正如亨利·福特说的：“大多数人是在别人浪费掉的时间里取得成就的。”
6.珍惜现在往前看
我见过一幅名画家的作品，画面上是繁忙的街道，高速的车流，每个人的脸上都露出忙碌的表情。在这一派繁忙景象之中，有一个人弯着腰，样子很失望地在街道上逆行。这个孤独的人下面有一行字：“寻找昨天。”许多人就像这个弯腰的人一样把精力耗费了，老是想着过去犯过的错误和失去的机会，唏嘘不已，又或者空想未来。这两种心境都是极浪费时间的。达克·哈马舍尔德说：“不要回想，也不要做未来的梦。逝去的不会回来，白日梦永远也无法实现。你的责任，你的奖赏，你的命运都在此时此地。”你浪费于空想的每一刻都是从有效劳动中偷来的。从错误中汲取教训，但要马上继续前进。不要白日做梦，而应为实现梦想与目标而努力干。
7.凡事设定一个最后期限
有个朋友问一位做事拖拉的人：“一天的活是怎么干完的？”这个人回答说：“那很简单，我把它当作昨天的活。”拖延岂止是昨天的活今天来干？《韦氏新世界英语词典》给“拖延”下的定义是：“把(不愉快或成为负担的)事情推迟到将来做；特别是习惯性这样做。”
如果你是个办事拖拉的人，你大概在浪费大量的宝贵时间。这种人花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里，他们本来能完成任务而且早应转入下一个工作了。以下几个办法可以有效对付拖拉的作风：①明确一项任务是否非做不可。当我们感觉一项任务不重要，自然会做起来拖拖拉拉，如果这项任务真的不重要，就把它取消好了，而不是既拖延又后悔。有效分配时间的重要一环，是取消可有可无的任务。应该从你的日程表中把乱糟糟的东西清除。②把任务委托给其他人。有时候，任务是能完成的，但是你不喜欢做。你不愿意或者与你的个性或专长有关。如果你把任务委托给一个比你更适合做、更乐意做的人，你和他都成了赢家。③确定好处与优势立即行动起来。我们往往因为看不到完成一项不愉快的任务有什么好处而拖拖拉拉。也就是说，我们做这项任务时付出的代价似乎高于做完之后得的好处。应付这个问题的最佳办法是从你的目标与理想的角度来分析这个任务。如果你有个重大目标，那你就比较容易拿出干劲去完成有助于你达到目标的任务。④养成好习惯。许多人的拖延已经成了习惯。对于这些人，一切理由都不足以使他们放弃这个消极的工作模式，去完成一项任务。如果你有这个毛病，你就要重新训练自己，用好习惯来取代拖延的坏习惯。每当你发现自己有拖沓的倾向时，静下心来想一想，确定你的行动方向，然后给自己提一个问题：“我最快能在什么时候完成这个任务？”定出一个最后期限，然后努力遵守。渐渐地，你的工作模式会发生变化。
8.不仓促应战
有些人的倾向恰恰与拖拉作风相反。他们在尚未获得解决一个问题所需的足够资料之前，就试图着手解决这个问题。由于想迅速找到解决办法，这个欲望——本来这是很好的——他们有时行动得太早。这样仓促作出的决定，在执行中由于找到新的资料往往需要暂停，推倒重来，这会造成大问题了。
如果你是那种还没弄清问题就急于驾驭形势，干出结果来的人，你也像拖沓者一样需要对自己加以约束。要防止自己时候未到就干起来，而不是强迫自己在某个时刻必须行动，要强迫自己在得到足够资料、真正理解问题之前耐心等待，不要试图仓促解决问题。
如果你将时间运用得不好，就必然会出现一种现象，那就是由于在拟订目标、计划，以及授权方面做得不好，而导致临时手忙脚乱、拼命赶工的情形。以上面8种方法要求自己，也许能助你克服不会充分利用时间的弊病！
