新闻发布会是党政机关、企业或各社会团体为公布与解释重大新闻而公开举行的会议，因闻讯或应邀赶来参加的人员以记者为主，故又可称为“记者招待会”。通过新闻发布会，可以将社会组织的有关信息迅速传达扩散到公众中去。在发布会上，不仅可以公布本组织的一些重大的新闻，如方针、政策、计划、法规、措施等方面的新动态、新举措，以加强对公众对组织的认可，还可以利用新闻发布会的影响力，妥善处理一些危机事件，做到澄清事实，减少公众误会，求得公众谅解。
新闻发布会，是一种主动传播各类有关信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观公正的报道的沟通方式。从传播学角度讲，新闻发布会是一种二级传播：首先通过记者招待会，以人际沟通和公众传播的方式，将信息告知记者；然后由记者们以大众传播的方式进一步将消息告知社会公众。新闻发布会的特点是：耗资较高，其效果往往取决于主持人和发言人的水平。另外，通过新闻发布会还可利用地点优势进行一些示范性表演或展出，从而提高信息传播的实效性。
新闻发布会礼仪至少应当包括以下几方面。
一、明确新闻发布会主题
新闻发布会的主题要依据具体情况、具体事件和组织需要来确定。一般多以组织的成立、国家新产品、新政策、新举措的出台，政府管理方面的重大改革、特殊事件、重大庆祝活动或纪念日等作为整个会议的主题，切忌偏离主题。
二、选好新闻发布会时间
1.新闻发布会举办的时间要尽量避开重大的社会活动日，避开节假日。因为在这些日子里，各大媒体记者必然要去进行采访和宣传，很容易造成冲突和矛盾，降低新闻价值，影响发布会效果。
2.一次新闻发布会使用的全部时间，应限制在两小时以内。最佳时间应安排在周一到周四的上午十一点至十二点，或者在下午三点至五点。
3.时间安排确定后，至少提前三至四天选派专人将发布会请柬送到被邀请对象手中，以示诚意，同时也让对方有充分的时间协调好个人工作，顺利出席发布会。
三、确定新闻发布会地点
新闻发布会地点的选择要综合考虑两大因素。
1.如果发布会主题侧重宣传方面，则最好选择在政府部门内部进行，以利于政府组织在语言宣传的同时进行实地或实物宣传。如果发布会主题侧重于说明，比如需要向外界澄清事实真相或者解释实际情况，以挽回不良影响、弥补组织形象的，则可以选择在政府组织外进行。
2.举行发布会要考虑会议地点的外围条件。应尽量选择内部设施良好，周围环境优雅，交通条件便利，便于记者采访，供记者们联络发布信息的场所。
四、安排新闻发布会人员
成功举办一次新闻发布会，选好人、用好人非常关键，应该注意以下几个方面。
1.新闻发布会的主持人大都应当由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。他的基本条件是：仪表堂堂，年富力强，见多识广，反应灵活，语言流畅，幽默风趣，善于把握大局，长于引导提问，并且具有丰富的主持会议的经验。
2.新闻发言人通常由本单位的主要负责人担任。发言人最好在社会上有良好口碑，与新闻界人士关系融洽，有一定号召力、影响力，有渊博的知识，敏捷的思维，较强的记忆力，能言善辩，彬彬有礼，平易近人。
3.参与新闻发布会的工作人员。主办单位还应精挑细选出一些本单位的工作人员，专门负责新闻发布会现场的礼仪接待工作以及其他组织工作。这些人员最好由品行优秀、相貌端庄、责任心强、善于交际的青年人担任。
4.参与新闻发布会的人员大多为各大媒体的记者，邀请的媒体在地方上越有名望，对宣传越有利，信息传递的影响力也越大。除记者外，还可以邀请一些社会名流、政府高官或者相关专家，以提高整个新闻发布会的规格，增强会议内容的可靠度。
五、准备新闻发布会资料
新闻发布会上所需要的材料，都应在会前由专人负责整理、打印好。这些材料包括：
1.发言提纲。发言提纲是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的发言纲要。发言提纲的内容应紧扣会议主题，文字表述要全面、准确、真实、动情。
2.问答提纲。问答提纲是为了应对记者提问草拟好的答疑纲要。问答提纲的制定是依据对记者有可能提及的问题的事先预测。它有利于发言人提前做好心理、思想上的准备，做到心中有数，必要时给予参考。
3.宣传提纲。宣传提纲是主办单位为了方便新闻媒体进行宣传报道时，能尽快把握发布会重点，获得更为精确的资讯信息，提前准备好的一份以相关数据、图片、资料为主的宣传提纲。宣传提纲应仔细审稿，认真打印出来并装订成册，在新闻发布会上提供给每一位外来与会者。宣传提纲上最好列出单位名称及联系电话、传真号码、网址，以方便新闻媒介核实。
4.请柬。邀请媒体、社会名流等人士要事先发送请柬。请柬要正规书写，要注明举行新闻发布会的时间、地点、单位名称、联系电话、新闻发布会的主题、主要发言人的姓名和职务。请柬发出后，最好再通过电话确认对方是否能出席。
5.辅助材料。辅助材料通常包括：图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等。这些材料可在新闻发布会现场预备好，以供与会者利用。
六、制定新闻发布会议程
新闻发布会议程一般包括这样几个方面：
1.来宾签到。参与新闻发布会的人员到场后，负责接待工作的人员要做好迎接、招待事宜，协助与会人员签到，为每一位与会人员发放会议材料。接待要热情，服务要周到，应让与会者有宾至如归的感觉，从而对主办单位产生良好的第一印象。
2.情况介绍。主持人宣布发布会正式开始后，要对新闻发布会的背景、目的和来宾做简要说明。
3.发言人讲话。发言人将发布会主旨向全场与会人员做详尽阐述。发言内容要精炼、时间要短、不要脱离主题。如果有几位发言人发言，要事先安排好发言顺序，并在内容上各有侧重。
4.答记者问。发言人发言之后，要接受各媒体采访。在回答记者提问时，语言要简练，用词要准确，态度要友好，要随机应变，既要妥善应答记者提问，又要做到不被记者掌控思路。
5.发布会结束。答记者问后，主持人宣布此次发布会结束。主持人可简短评述本次会议，对与会者及嘉宾致以感谢。同时，传达日后继续合作的意向，加强与新闻界的友好往来。
6.安排会后活动。发布会后可组织安排与会者进行参观、视察，或举行简短的茶话会、酒会、便宴等招待活动。
7.做好善后事宜。新闻发布会结束不代表所有工作的终止，主办单位还要在事后对会后效果做检测、追踪，做好善后事宜。
第一，了解新闻界的反应。新闻发布会之后，要尽快安排专人深入下去了解新闻界对本单位的重视程度，了解与会者对此次新闻发布会的意见或建议，了解一下有多少与会的新闻媒体对此次新闻发布会做出了报道。
礼貌地拒绝“刁难”
在一次记者招待会上，陈毅答记者问，有位外国记者问道：“陈毅市长，中国已经成功发射了第一、第二颗人造卫星，请问第三颗何时发射？”陈毅微微一笑，很坦诚地说：“我不知道这是不是秘密？”记者说：“不是。”
“那么，既然不是秘密，你肯定知道了。”陈毅镇定自若地回答了记者有意刁难的问题。
第二，酌情采取补救措施。在听取了与会者的意见、建议之后，对于失误、过错或误导，要主动采取一些必要的对策。对于在新闻发布会之后所出现的不利报道或失实报道，特别要注意认真分析，认真对待，尽量弥补，以挽回在社会上的不利影响。
第三，整理保存会议资料。新闻发布会后要妥善整理会上相关资料，一方面有助于全面评估会议效果，另一方面还可为以后举行新闻发布会提供参考。
第四，对本次发布会做出评估总结报告。
