如在1998年以前,由于没有国家认可的职业系列和岗位设置,公共关系的从业人员在社会上总有“浮萍”之感,他们强烈希望国家有关部门能将公共关系定为一门真正的职业,以使自己有个职业归属。中国国际公共关系协会和中国公共关系协会吸纳了从业人员的意见,对有关部门做了很多工作,使公关业界的这一呼声得到了国家劳动部等有关部门的高度重视。1998年11月,由中国国际公共关系协会柴泽民会长任主任委员、国内10多位公共关系专家和学者组成的全国公共关系职业审订委员会在京成立,该委员会在广泛听取各方意见的基础上,就公共关系职业的名称、定义、工作描述、技能标准及监督规范等进行确定。1999年5月,国家劳动和社会保障部正式将“公关员”作为一种新职业列入《中华人民共和国职业分类大典》。
六、培训专业人才
公共关系事业的发展对其从业人员提出了越来越高的要求,因此,培训专业人才在公共关系行业组织的日常工作中占有重要的分量。在这方面,公共关系行业组织培训人员的做法主要有以下三种。
(一)编写、出版专业教材
公共关系行业组织应根据不同行业的公共关系工作的特点、公共关系不同岗位的要求,编写或选择适用的教材,作为培训不同层次的公共关系工作人员的必修课程,考试晋升也以此作为依据。1998年3月,中国国际公共关系协会与劳动部合作拍摄了10集公共关系教学录像片《现代企业公关》,这是国内首部用于公共关系教学的录像片,对企业公共关系工作人员提高专业水平起到了重要的作用。
(二)创办专业学校或短期培训班
如中国公共关系协会一直重视利用人才优势普及公共关系教育,办有培训中心,为本行业输出了许多公共关系方面的人才。南京公共关系学会在学会培训部的基础上,于1992年创立了中华公共关系进修学校,后更名为中华公共关系进修学院。当然,行业组织不是专门教育机构,不可能承担行业全部的“成人教育”任务,只能从本行业的特点和需要出发,根据协会所具有和可能利用的条件和资源,组织各种短期的专业培训与岗位培训。
(三)对专业培训和实践进行监督、考核和认证公共关系顾问的先驱爱德华·伯尼斯是第一批主张颁发公共关系执照的专业人员之一,但没能使之进入立法。在这种情况下,美国公共关系学会、国际商业传播协会便开始了向从业人员授予合格证书的项目。这种认证项目通常需要在一个有资格的同行小组面前,完成一个书面考试和一次口试答辩。在1991年,美国公共关系学会开始了一个认证维护项目,要求已经认证的会员仍然积极参加继续教育和公共服务,即经过认证的会员必须通过教育、专业发展和公共服务活动,每三年获得10个学分。国际商业传播协会的认证项目则要求除了书面和口试开始之外,还要进行一个任期责任的演示。到2000年为止,已有大约4000人获得了美国公共关系学会的认证,大约600人通过了国际商业传播协会的认证考试。在美国,这些认证都是一种专业成就和义务的标志,因此,美国各类组织在聘请公关人员时,都是很在意看看应聘者是否为美国公共关系协会的成员,是否已经有美国公共关系学会颁发的公共关系人员资格认证。这些做法都给我们提供了借鉴。
七、组织行业调查
为全面了解和研究公共关系行业的发展状况,制定加强行业监管的政策和措施,促进我国公共关系事业健康有序地发展,有必要开展对公共关系行业的全面调查。这些调查能使我们对公共关系的市场结构、未来市场的发展展望、公共关系事业的法律与政策环境、商业环境以及竞争状态等有一个清晰的认识,从而提出引导我国公共关系事业健康有序发展的政策和措施。于是,1998年初,中国国际公共关系协会首次对中国公关业进行抽样调查,以后每年进行一次。该项调查涉及我国公共关系的市场规模、公共关系机构、从业人员数量、行业发展特点、存在的问题等,为有关部门掌握行业状况以及制定对策提供了可靠的依据。
八、普及公共关系知识
虽然公共关系进入中国已经20多年了,但在社会上,还有很多人对公共关系存有误解。一项专业的公共关系调查显示:在企业界,认为公共关系人员的日常工作是从事“宣传促销”的占37%;认为公共关系人员的主要日常工作是“服务接待”的占35.7%;认为公共关系人员“参与重大决策”的仅占14.3%;认为公共关系人员的专业职能是“塑造良好企业形象”的占10.7%。可见,公共关系行业组织的一个重要职能是向公众宣传和介绍公共关系知识,使社会公众树立公共关系的意识,并为公众提供普及型的公共关系培训,以推动社会公共关系事业的发展。1995年3月,由中国国际公共关系协会摄制的《中外优秀公关案例精选》10集电视系列片在北京电视台连续播出,引起社会的广泛关注和兴趣,掀起了从事公共关系职业的热潮。国际公共关系协会前主席、英国公共关系权威萨姆·布莱克教授访问中国后,两次在英国出版的《公共关系》季刊上发表文章,盛赞中国10万人从事公关,50万人学习公关的盛况。
九、编辑出版刊物
由于公共关系行业组织聚集了该行业中著名的专家、学者以及业绩突出的实践家,因而在编辑出版公共关系方面的书籍刊物方面具有优势。这些公共关系的刊物和学术性的著作的出版为公共关系的从业人员提供了一个交流观念、继续教育的园地,推动了专业化公共关系意识的形成,鼓励了讲究职业道德和高标准的公共关系行为。
在这一方面,美国的公共关系行业组织工作做得较为出色。例如,美国公共关系学会的《公共关系策略》和国际商业传播者协会的《传播世界》的内容主要反映了公共关系从业人员在日常工作中对于设计和实施活动项目有关的问题和技巧的兴趣以及与公共关系有关的新闻。美国公共关系学会印刷精美的《公共关系战略家》季刊,致力于探讨公共关系专业人员和企业家感兴趣的问题与发展趋势。
我国最早创办的公共关系杂志由陕西省公共关系协会主办的《公共关系》,现已停刊。现在国内唯一的公共关系专业杂志是由河北省国际国内公共关系协会主办、中国公共关系协会、中国国际公共关系协会协办的《公关世界》杂志。由中国公共关系协会学术委员会主任汪钦担任社长,杂志创办十多年来,为宣传、普及和发展公共关系作了巨大的贡献,在社会上产生了极大的经济效益和社会效益。《公关世界》杂志也是全国公关界声誉最好的刊物,它学术地位高,内容丰富,在公关理论上能展开系统研究,使之完整化和科学化,发表了不少有重要价值的公共关系理论文章以及公共关系的案例,为公共关系的从业人员和兴趣者提供了窗口。2000年,《公关世界》杂志社社长、总编辑汪钦先生荣获中山大学创意公共关系学专业基金学术成果一等奖,用以表彰其推动公共关系事业发展的杰出成果。
十、承担政府委托办理的各种事务
行业组织在政府和社会组织之间起着桥梁和纽带的作用。它除了反映社会组织的意见和愿望、传递政府的政策意图外,还可承办政府部门简政放权之后不该管或不便管的一些事务。而从行业组织的生存角度来看,行业组织要进行行业管理,也需要有必要的行业管理职能。根据公共关系行业的实际需要,政府职能部门应授权或委托公共关系行业组织办理以下事务:公共关系行业信息的统计、收集、分析以及发布工作;组织人才交流,开展技术、职业培训;组织制定行业行规行约,规范行业行为,维护公平竞争;参与制定、修订国家标准和行业标准,组织贯彻实施并进行监督;参与行业经营许可证的发放工作和资格审查以及委托的其他任务。
公共关系行业组织的管理
一个行业组织的组建和发展,除了要有一定的会员、必要的物资资源外,关键在于行业组织本身的领导和管理,公共关系行业组织也不例外。
一、公共关系行业组织的管理机构形式
参照一般行业组织的体制结构,公共关系行业组织的体制结构大致如下。
(一)会员大会
公共关系行业组织的会员大会(有的是理事会)是该组织的最高权力机构,它由全体会员(或会员代表)组成,每年定期举行大会。由于各种原因,也可提前或推迟举行。有时,经理事会和一定数量的会员倡议,协会也可临时召开会员特别大会。
1.会员大会的职权。
(1)制定和修改公共关系行业组织章程。公共关系行业组织的章程是该组织的规程和办事条例。它规定了组织中各机构的配置和整体构成以及维护组织正常运作的各项基本原则。会员大会所制定的章程应成为其他会员和领导必须遵守的行为规则。
(2)选举理事会成员。理事会是行业组织最高权力机构的执行机关,通常由理事长、副理事长和理事若干人组成。会员大会通过民主的方式来确定组织理事会的成员。也有的组织仅仅选举理事长和副理事长,由他们来任命其他理事,组成理事会。同时,会员大会也有权罢免理事或接受理事的辞职,还可向理事会推荐协会工作的各种人选,并参与聘任荣誉理事和协会顾问的工作。参加大会的每个会员(代表)均有选举权、被选举权和表决权。
(3)审查和批准理事会的工作报告和财务审计报告。会员大会的一项重要议程是听取理事会对协会各项工作情况和财务情况的介绍和汇报,对协会过去一段时期工作的开展情况、目前出现的问题以及将来的工作计划进行讨论和审议。会员有权对理事会进行质询,并可提出各项修正案。在此基础上,大会最终批准或否决经修正的理事会工作报告和财务审计报告。
(4)确定公共关系行业组织的工作方针和任务,通过各项提案并形成相应的决议。大会在充分讨论的基础上,要提出本组织当前应努力完成的任务和目标,确定工作方针和原则。这对于本组织各项工作的有效开展具有十分重要的意义。同时,大会对会员提出的各项议案也应有明确的答复。
2.会员大会要注意的事项。为了保证会员大会的顺利召开,并富有成效,应注意以下各项问题。
(1)提前做好会议的各项准备工作。应及时将会议的主要议程通知出席者,使他们在到会之前就能有所准备。大会的议程通常由理事长和秘书共同研究准备,经大会批准后正式生效。在拟定大会议程时,特别要注意大会中心议题的选择。原则上,每次大会的中心议题不能多,集中解决一两个问题即可。
(2)会员(代表)大会应有一定的法定人数才能有效。会员大会的法定人数是协会自己确定的,其规模应以协会的实际情况为依据。
(3)选择适当的会议形式。开好会员大会,必须有一个良好的会议形式,是从头到尾都进行大会发言,还是部分时间分组讨论,其方式取决于出席会议的人数和会议议题的性质,但无论哪种形式,都应当保证会员的意见得到充分的阐述。
(二)理事会
理事会是会员大会闭会期间的执行机构,是公共关系行业组织处理日常事务的领导者。
1.理事会的职权。理事会在公共关系行业组织中的职权如下。