组织要获得公众的了解与信任，取得公众的支持与配合，就得不断地向公众宣传组织的宗旨，解释组织的行为，传播组织的文化，推广组织的产品或服务，让公众在理解之中与组织建立良好的关系，树立组织的知名度和美誉度。也就是说，公共关系部为组织起到了一种“喉舌”的作用。具体说来，公共关系部要负责制定正确的媒体管理计划和宣传计划，具体落实每一项计划，实现媒体效益；着重与影响力大的新闻媒介建立良好的沟通渠道，通过它们向社会公众传递信息；建立媒体资料库，建立起包括各大公司情况的档案；积极参与媒体活动，从媒体中搜集相关信息；对委托广告公司等形象推广活动，要进行审查维护、追踪评估；在危机事件发生时，通过专设的发言人，对外发送权威性的信息。
（四）协调组织内外的各种关系
公共关系部这方面的功能分为内外两个方面。对内，公共关系部从全局出发，协调社会组织各个职能部门的关系，使其密切配合，协调一致，共同为实现组织的目标而做好本职工作。特别是通过公共关系部从中协调，避免各部门只从自己的利益出发，相互产生矛盾而影响到组织的整体功能发挥。对外，确定本组织的公众对象，分析各类公众的特点，选择与各类公众联系的渠道和方式，以加强与公众的感情沟通，协调与各类公众的关系；在危机事件发生时，则负责受理公众的投诉，协调组织各部门的危机应对工作。
（五）教育引导员工
一个组织，只有在全体员工都建立起公共关系的意识，都来参与公共关系工作，这个组织的公共关系状态才能良好。既然如此，作为公共关系部的职责之一，就是要做好教育引导工作，即在全体员工中普及公共关系的知识，传播正确的公共关系理念，阐述搞好公共关系工作的要求，使全体员工牢固树立起公众第一的观念。具体说来有两个方面：对管理人员，让他们了解组织内外的舆情民意，阐述组织的使命和定位；对普通员工，让他们知道自己的本职工作和公共关系工作的联系，虽然有关公共关系的专门活动和技能是公关人员的责任，但要把公共关系工作全面铺开，还得靠全体员工的努力。如此，才能使得公共关系工作落实到组织的每一项工作中，并且扩大公共关系工作的能量。
五、公共关系部的日常工作、定期活动和专门活动
公共关系部工作的内容十分复杂，不同组织的公共关系部的工作也不尽相同，但大致可以分为三大部分，即日常工作、定期活动和专门活动。
（一）公共关系部的日常工作
日常工作要求公共关系部在组织日常运行的各个环节上都注意组织自身的形象问题，深刻为组织争取公众，扩大影响。日常工作包括以下内容：
（1）监测组织环境，搜集组织内外各种公众的意见，接待来访和投诉，处理来信等。
（2）撰写组织有关情况和活动的新闻稿、演讲稿。
（3）同各传媒机构及其记者编辑保持密切联系。
（4）筹划、设计和监制组织的各种宣传品和馈赠品。
（5）注册互联网上本组织的域名，设计网络上的主页，管理电子信息。
（6）组织、安排本组织领导参加外界有关活动等。
（7）了解、分析竞争对手的公共关系情况。
（8）同政府有关部门的工作人员保持联系。
（9）同有业务来往的公共关系公司、广告公司保持密切联系。
（10）同公共关系社团，如公共关系协会、公共关系学术机构等保持密切联系。
（二）公共关系部的定期活动
定期活动指的是按照组织的目标和阶段性的任务，按计划定期举行的各种公共关系活动。定期活动有以下几项。
（1）出席组织有关生产、销售、管理方面的会议，了解组织内部的管理状况，参与组织的决策。
（2）参加行业的各种销售会议，了解企业同外界的商业联系情况。
（3）编辑和出版组织内部刊物，安排和布置有关的宣传项目，如录像、摄影和墙报等。
（4）同所在社区的代表接触，关注互联网上的“虚拟社区”，同网络公众联络。
（5）组织安排集体娱乐活动。
（6）协助撰写组织的年度经营报告。
（三）公共关系部的专门性活动
专门性活动是指所有具有树立组织形象、具有明确的公共关系目标指向的活动。主要包括有以下内容。
（1）举办记者招待会或新闻发布会。
（2）举办展览，组织促销活动。
（3）进行公共关系谈判、游说、策动活动。
（4）策划制作公共关系广告。
（5）组织公共关系赞助活动。
（6）举办组织庆典活动。
（7）举办与有关公众的联谊活动。
（8）举办各种竞赛活动。
六、公共关系部的内部设置模式
公共关系部的模式是多种多样的，可从不同的角度进行划分，主要根据该组织规模的大小、组织领导层对公共关系部的重视程度以及组织对公共关系的特定要求来做出选择。按照这些不同的划分标准，可将公共关系部分为以下几种类型。
（一）按组织规模
1.大型组织的公共关系部。
大型组织一般是指那些拥有几家中小型子公司的联合体，与此相适应的公共关系部一般都有30人以上的编制，人员较多，机构复杂。
2.中型组织的公共关系部。中型组织的公共关系部适合中等规模的社会组织，其分工不如大型组织的公共关系部那样具体细致，但主要工作大致相同。
3.小型组织的公共关系部。
小型组织的公共关系部一般10人以下，机构简单，多为小型组织采用。
（二）按公共关系部隶属关系
1.直属型。
即总经理直接负责公共关系部，也就是由组织的最高领导人兼任公共关系部主任。这样公共关系部可直接与最高领导人联系，使公共关系部处于组织的中枢地位，有利于全面地、有针对性地开展公关工作，具有一定的权威性。
2.并列型。
即公共关系部与组织其他部门相并列，对外则可充当最高领导人的全权代表。这样，公共关系部与其他部门一样，皆由副总经理主管。
3.附属型。
即公共关系部附属于组织中的某一部门，用一套机构行使双重职能，并由所在部门的正副负责人兼任公共关系部负责人。
在上述三种模式中，总经理负责型是较为理想的模式，它明确地表明了公共关系部的重要地位，既可直接与最高领导联系，又可直接参与决策；既可直接反馈各种意见给最高领导和各个部门，又可直接传达领导的意图给各部门；既可与各部门有密切的联系，又是相对独立的部门，但领导者亲自负责公共关系活动，容易分散精力，故除非十分必要，一般的组织都不会采用这种模式。并列型也表明公共关系部与其他职能部门一样，都有自己的专门工作内容，同时也表明了公共关系部的意见也能较直接地影响决策，但相对于总经理负责型来说，并列型的公共关系部负责人则处于低一个层次。附属型可说是三种类型中最不理想的，这种模式往往使公共关系工作偏重于边缘性的外围职能，而被排除在决策层之外，这样就难以全面发挥公共关系的功能。
七、公共关系部的人员配置和分工
（一）公共关系部的人员配置
公共关系部的人员配置应根据机构的工作量而定，如果组织规模很小，工作量很少，那么，配备一名公共关系经理和二三名工作人员也就够了。一般来说，公共关系部的人数编制是随着企业的定期销售额的变化而变化的。如在英国，定期销售额10亿美元以上的巨型企业，其公关部人数为65人；5亿-10亿美元的大型企业，其公关部人数为20人；而0.5亿美元的小型企业，其公关部人数才4人。总的来说，公共关系部人员的配置大致有三个方面的问题。
1.公共关系部的主管人员。
