(1)抓好信息共享。在这一方面,公共关系人员应是企业领导与普通员工进行沟通交流的桥梁与纽带。员工如果对企业的情况不了解,特别是对于与自己切身利益相关的信息知之甚少,便会与企业产生隔阂,甚至产生猜疑、对抗的情绪。实行信息共享,可使员工与企业形成良好的关系,从而在行为上与企业保持一致。因而,企业应运用各种传播媒介,向员工通报企业各方面的运作情况,解释企业做出的重大决策和人事安排情况,以求得到员工的理解和支持;介绍企业的历史和先进人物事迹以及福利情况,激发员工的斗志,增强员工对企业的自豪感和忠诚度;介绍企业的新产品、新技术、新设备及其相关知识,以提高员工的素质;分析竞争对手的情况,增进员工的紧迫感和危机感;介绍有关安全生产的知识,加强遵纪守法的教育,以培养有现代素养的企业员工;传播员工新闻,活跃企业的群体生活,从而加强员工之间的联系,营造企业的团体氛围,增强企业的凝聚力。美国的一些大公司每年除了在公司股东大会上分发年度报告外,还专门给员工印制雇员年报,其内容包括:总裁的致辞、公司资金运用情况介绍、财务状况、公司总览、社会责任、人事与财务、组织政策等。
(2)协调好企业内部的各种关系。不仅要协调好管理者与被管理者之间的关系,还要协调好被管理者之间的关系。不要以为职工之间的关系是他们个人之间的关系,霍桑实验证明,职工之间的人际关系融洽与否直接关系到他们工作环境和情绪好坏的问题,关系到生产的效率甚至是生产安全的问题。因而,美国麦道飞机制造公司专门设有思想工作部,凡是心里有不痛快事情的人,上至总裁,下至普通员工,大到对公司某项决定有牢骚,小到自己情场上的失意,都可以去向该部聘用的39位心理学专家倾诉,从而使员工正确认识或宣泄心中的不快,而不要把个人的不快发泄到工作中去。
(3)保障员工的各项权益。作为企业的劳动者,员工的基本劳动权利和义务与用人单位是相对应的。劳动者的基本劳动权利同时也是用人单位的基本义务。按照我国《劳动法》的规定,员工应享有以下权益:平等就业和选择职业;取得劳动报酬;休息、休假;获得劳动安全卫生保护;接受职业技能培训;享受社会保险和福利等。除了我国有关法律以外,企业还得注意遵守一些国际组织提出的要求,如按照美国非政府组织“社会责任国际”(SAT)于1997年发布的企业社会责任国际标准认证——SA8000的规定,企业必须达到该标准提出的9个方面的规范性要求:童工、强迫劳动、健康与安全、结社自由和集体谈判权、歧视、惩罚性措施、工作时间、工资报酬、管理系统。如果说,ISO9000标准针对的是产品的质量,ISO14000标准针对的是环境质量的话,那么,SA8000标准关注的则是员工的生存质量。在欧美发达国家,SA8000标准已经成为社会公认的企业行为准则。企业如果无视这些社会要求,不仅会激起员工的不满,甚至还会引起社区乃至社会的抗议和抵制,从而使企业的经营环境恶化。沃尔玛就遭遇了这样的事情,在美国乃至全球,沃尔玛迄今拒绝为其130万名雇员建立工会的要求。此外,沃尔玛为了实施其商品低价进低价出的原则,授意其供货商违反劳工标准,包括工作环境恶劣、克扣工人最低工资、非法强迫个人加班等,这些行为严重地影响了沃尔玛的声誉。许多消费者表示不能接受沃尔玛出售如此得来的低价商品。因而,当沃尔玛准备在美国洛杉矶郊区卫星城英格伍德建造大型购物城的消息传出后,英格伍德的食品和商业工人联合会募集到了7位数的专项资金,在全州范围内发起与沃尔玛唱对台戏的宣传活动,呼吁公众抵制沃尔玛。最后,当地居民以7049票对4575票的表决结果否决了沃尔玛的计划。
(4)让员工参与管理。一个人的一大半生活是在一个组织中度过的,人们都希望人生的价值能在组织的活动中充分得到体现。一旦这种心理需要被压抑或被忽视,他们就有可能变为这个组织的异己力量,为组织目标的完成设置种种障碍。同时,管理界公认的一条原则是全体员工参与的管理才是好的管理。这就要求每一位员工在了解本企业的基本情况和自己本职工作在企业运作中的位置的前提下,对企业的工作提出改进的意见和建议,作为领导决策和工作的依据,以利于企业整体的发展。
公关人员除了通过例会制度、汇报制度以及座谈会、对话会等正式的行政渠道,还可以运用公共关系的策划手法,组织诸如“假如我是厂长”、“一日厂长”、“员工参与评议部门负责人”等活动,使员工产生一种“被企业需要”的感觉,从而把企业看作“利益共同体”,从而充分发挥员工的积极性和创造力。
(5)建立自己特色的企业文化。企业文化是指企业在企业的创建和发展过程中形成的、全体员工认同的共同信念,以及在这一信念下的企业运作方式和员工群体生活。它包括企业的价值观、思想信仰、经营哲学、历史传统、礼仪习俗、道德准则、行为规范、人际关系、员工心态,以及由此体现出来的企业风范和企业精神。其中,价值观是企业文化的核心。通过企业文化的建树,培养起员工的归属感,对企业采取忠诚与合作的态度,从而在员工与企业之间建立起一种利益共享、风险共担、荣辱与共的紧密关系。
二、股东公众
股东公众是指持有公司股权的投资者。股东关系是指企业与投资者的种种关系。股东关系不是所有企业都有的,而是股份制公司才有的一种内部关系。
(一)股东对企业的重要性
(1)股东对公司具有终极控制权。在公司治理结构中,股东是公司的原始出资者和最终所有者,对公司的资产具有终极控制权和剩余索取权。按照《公司法》,股东大会是公司的最高权力机构,股东通过股东大会行使有关权力,如选举董事会、制定公司的规章制度,并参与批准或否决董事会的重要决策,修改公司章程,减少资本,合并、联合、出售或出租公司全部财产或部分财产,解散公司等。总之一句话,股东决定着公司的命运。也正因为股东利益与公司密切相关,所以他们更加关注公司的状况和兴衰。因此,搞好股东关系,就能促进股东积极参与公司的决策和管理,发挥股东的建设性作用。
(2)股东对公司具有造血功能。一个企业,只有广泛吸纳各方面的投资,确保资金充足,才能使企业的发展具有雄厚的经济基础。搞好股东关系,首先就可稳定已有的股东队伍,使之巩固投资信心;其次还可通过股东的宣传,增加企业的声誉,进一步吸引更多的投资者加入其队伍,使企业在需要扩大规模、增股筹资时及时得到股东的帮助;反之,如果企业与股东的关系破裂,企业不仅筹集不到发展所需资金,而且还可能由于众多股东抛售企业股票而造成股市对企业信心的丧失,导致企业破产。因此,股东关系的好坏,直接影响到公司的兴衰成败,直接制约着企业的集资量和发行股票的稳定性,最终影响到企业的生产经营和经济效益。只有企业与股东结成命运共同体,两者相互良性互动,形成源源不绝的财源,才能使企业的血脉越来越旺盛。
(二)股东管理的工作内容
(1)充分激发股东的主人翁意识。美国学者罗伯特·罗雷指出:“股东是企业特殊的朋友,应该得到一般公众得不到的内部待遇。”这种特别的待遇就是把他们作为企业的主人。由于股东利益与企业密切相关,他们肯定会非常关注企业的经营状况,在乎行使其股东的各种权利。因而,在涉及企业发展、股金运用、红利分配等问题上,使股东享有知晓、参与、决策等权利;还要特别注意对股东不能厚此薄彼,要一视同仁,使各类股东利益同等、信息共享。
(2)维护股东的应有经济权益。股东作为企业的投资人,他们享有法定的经济权益。因此公司要及时准确地向股东通告收益情况,还要及时向股东发放股金红利;否则,股东缺乏经济、权益上的应有保证,是不会与公司同心同德的。因为说到底,股东与公司结成关系的基础就是经济因素。因此,公司从股东利益出发,为股东创造效益,又为股东及时真实地分配其收益,这样才能使得股东与公司合作得更愉快。
(3)加强信息沟通。首先,公关人员要及时搜集股东的有关情况,如他们对企业的态度、意见和建议,对企业产品和服务状况的评价,他们所了解的社会上对企业的反映,他们的投资兴趣和希望等;其次,公关人员还要定期向股东报告企业的发展状况和有关信息,如企业的重大决策,经营上的政策方针,人事上的重大变动,新产品的开发试用,资金的流动状况,股利分配政策,以及盈利预测和各种有关的统计数据等。具体可通过年度报告、股东会议、信函、调查表等形式,使股东和企业之间保持有效的双向沟通。
(4)做好财经推介工作。这主要就上市公司而言。公司上市成功的一个重要手段就是有效的财经传播。财经传播是一项专业的公关工作,公司能否成功上市,很大程度上依赖于财经传播工作是否成功。公司首先要组成财经传播工作组,该小组一般是由银行家、证券财经分析家和精通公共关系传播的人组成。其次,公司应制定详细的财经传播计划,开展上市公司的宣传工作,包括财经传播计划的软件设计,来为上市公司定位;根据公司的整体形象拟定投资意念和对外宣传的口号;培训上市公司的对外发言人;召开新闻发布会和财经分析家会议以及今后的跟进工作。第三,做好传播活动中的硬件服务,如拍摄录像、幻灯片,设计印刷招股册、新闻资料等。
公共关系的微观环境——企业的外部公众
企业是自主经营、相对独立的经济实体,也是社会中的组织。在进入市场经济以后,企业的生存和发展就由社会和市场决定了,因而企业必须别无选择地与社会公众搞好公共关系。企业的外部公众包括以下几种。
一、顾客公众
狭义的顾客,是指商业、服务业企业组织的光顾者和产品及服务的购买者。在现代社会,顾客概念的外延已经扩展,因此,顾客包括了交通运输业的旅客、邮电通讯业的用户、金融保险业的客户、医疗卫生业的患者、影视演出业的观众和听众、新闻出版业的受众,甚至还可包括政府部门及社会团体的服务对象等。
(一)顾客对企业的重要性
(1)顾客是企业存在的价值和可能。顾客是企业所面临的数量最多的公众,企业为顾客服务,实际上就体现了为社会服务的责任。没有顾客,企业就失去了存在的价值和可能。试想,一家企业,如果它的产品无人问津,它又有什么生产的必要性呢,又如何收回生产中所耗去的资金,又如何取得利润来满足员工的生活要求呢?美国在20世纪30年代的经济大萧条的历史证明:失去了顾客的企业,只有面临着破产倒闭的结局。因此,可以毫不夸张地说,顾客掌握着每一个企业的命运。
(2)顾客关系是公共关系环境的轴心。因为从根本上来说,只有形成良好的顾客关系,企业输出的劳动成果为社会所承认和接受,并转化为经济效益和社会效益,其他各类公众的需求才能得以满足,企业才能继续输入各种资源再形成新的劳动成果,并以此作为处理与社区、媒介和政府等公众关系的基础,从而实现整个公共关系环境的良性循环。所以说,良好的顾客关系对于形成企业生存发展的整个公共关系环境的质量具有决定性的作用。
(二)顾客管理的工作内容
(1)建立良好的顾客关系基础。良好的顾客关系取决于企业所提供的产品和服务的质量和价格。产品的优劣取决于产品设计是否新颖实用,价格是否合理,售前、售中和售后服务是否周到,除此以外,还要注意根据顾客消费需求的变化而调整和改善产品和服务。
(2)与顾客建立积极的互动关系。首先,要通过价值区别来识别好本企业的最有价值的顾客。帕累托原则及“二八原则”认为,一个公司80%的利润是由20%的顾客创造的。因而,聪明的公司都知道,识别自己的高级顾客有多么重要,为此,要设计一种最好的方式优惠他们,确保他们对公司的忠诚;其次,与这些顾客保持良性接触。可以通过电话联系、寄送顾客刊物、私人信件,设立企业网站、顾客俱乐部等形式,与顾客保持通常的信息沟通,使顾客感到受到企业的重视,感到企业富有人情味,从而建立和维护良好的顾客关系;最后,回应鼓励有价值的顾客。可通过发放贵宾卡等手段,鼓励顾客再次购买本品牌的产品或本企业其他产品,从而稳固地建立起顾客的品牌关系。
(3)积极引导顾客。优秀的企业应有社会责任心和超前意识,不断以新产品、新服务、新型消费观念和新型消费方式,促进顾客不断提高生活情趣,改善生活环境,提高生活质量和生活水平。长期坚持消费教育和引导的结果便是形成消费者系列化,即某类顾客成为企业产品的稳定的消费者。