标引的目的是揭示科技档案的主题内容，为从内容方面查找科技档案提供检索途径。科技档案标引通常包括主题分析、标识给定和标引审查三个步骤。
I.主题分析
主题，就是人们常说的中心内容。主题分析，即判断科技档案记录或反映的中心内容，确定被标引科技档案主题概念的过程。正确的主题分析是保证科技档案标引质量的重要因素，主题分析的误差必然导致检索标识的误差，从而直接影响科技档案检索的效率。主题分析的内容包括主题类型的确定和主题构成因素的揭示。
主题的类型，依据科技档案内容可分为单主题和多主题。单主题是指一件（卷）档案只表达一个问题。根据主题概念语义性质的不同，单主题中又有单元主题和复合主题之分。单元主题是指用一个单元词即可表达的主题；复合主题是指用若干个单元词组配或直接采用复合词才可以表达的主题。多主题是指一件（卷）档案表述两个或两个以上的问题。
按照国家标准《文献主题标引规则》的规定，主题因素分为以下几种：
（1）主体因素。是指反映文件或案卷中所论述的主题的关键性概念，作为对该文件或案卷的检索入口。
（2）通用因素。是指某些通用的词汇或概念，这些词汇本身不具有专业属性，但它与主体因素相结合，可以加强主题的专指性。
（3）位置因素。是指文件或案卷所论述对象的空间和地理位置的概念，包括国家、地区、机构等方面的标识。
（4）时间因素。是指文件或案卷所论述对象存在的时间概念，包括朝代、年度等方面的标识。
（5）文件类型因素。是指文件类型和形式方面的概念。
例如：1995年××建筑设计院关于悬索结构若干标准的规定上述5种因素在一般意义上概括了文件或案卷主题的范围和方面。但每一具体的主题也会有所不同，有的主题包括了全部5种因素（如上所述），有的主题仅包括其中几种因素。
档案主题是通过对内容特征和形式特征的分析而得到的，内容特征是其根本依据，形式特征是其辅助依据。主题分析的步骤是：第一，阅读、理解标题；第二，阅读文摘、简介、前言、领导人批语等；第三，浏览正文；第四，查阅文件外部特征，包括作者、时间、密级等。
2.检索标识的给定
检索标识的给定，即“概念转换”，是指将主题分析确定的主题概念转换为规范的检索标识。概念转换是档案标引结果的体现，如果在转换中发生误差，未能选择恰当的检索标识，造成误标或漏标，同样也会影响检索效果。
科技档案标引有分类标引和主题标引之分。分类标引概念转换的基本做法是：根据主题分析的结果，查找档案分类表，将相应类目的分类号作为标识赋予被标引的档案文件。主题标引概念转换的基本做法是：根据主题分析的结果，查找主题词表，将相应的主题词作为检索标识赋予被标引的档案文件。
3.标引审定
审定是标引的最后一道工序，是确保标引质量的重要环节。标引审定的内容有以下几个方面：
（1）档案主题提炼是否准确全面；主题概念是否准确恰当；是否遗漏了隐含的主题；所标主题是否真正有检索意义。
（2）是否存在过度标引和标引不足的问题。
（3）分类标引是否符合分类标引规则；主题标引是否符合主题标引规则和组配规则。
（4）标引的类号、主题词是否充分、完整、准确，书写是否准确无误。
（5）对同一主题的标引是否前后一致。
审定的程序分为自审、互审和总审。标引质量的评价指标主要有：(1)标引的网罗度，是指标引工作中确认科技档案所有主题的程度；(2)标引的专指度，是指检索标识表达科技档案内容的精确程度；(3)标引的一致度，是指选用表达科技档案主题内容所需标引词的一致程度。
4.科技档案标引的管理
（1）制订标引细则。标引细则是各单位的标引工作制度。它应在标引规则的基础上，根据各单位科技档案的实际和用户的习惯制订。具体内容包括：标引程序、标引深度、作业方式、词表和类表的使用范围与方法、自由标引的要求等。
（2）确定标引方法。根据实际需要和可能，具体选择以下方法：(1)整体标引，对一个标引对象反映的总体内容，用一个标识进行概括性标引，这是一种浅标引的方法。(2)全面标引，对一个标引对象所反映的各个局部子主题内容或者构成主题的各个因素都进行标引，这是一种深标引的方法。
(3)补充标引，这是对整体标引的一种补充方法，即对一个标引对象除了做整体标引外，再选择少数重要的局部或主题因素给予单独标引。(4)重点标引，只选择标引对象中对本单位或本专业科技人员有参考、使用价值的相关主题进行标引。
（3）选择作业方式。标引的作业方式即标引的组织，是完成标引、保证其质量的重要条件。与著录实施的组织方式相对应，标引的作业方式一般也有两种：一种是分别标引，即在科技文件形成过程中，由作者自己进行标引。由于形成者最熟悉文件内容，主题分析比较准确，容易保证标引的质量。另一种为集中标引，即由科技档案部门负责标引，具体又可以由著录人员边著录边标引或设标引员专门负责标引。
17.4科技档案检索工具的编制
在整个科技档案检索体系中，有两个因素与存贮和检索过程发生直接的联系。第一个因素是检索语言，它是沟通两个过程的桥梁；第二个因素是检索工具，它是两个过程的接口。检索工具既是存贮结果的最终体现，直接反映存贮的质量和水平，又是检索活动的必要条件，对检索效率具有重要的甚至是决定性的影响。
17.4.1科技档案检索工具的功能
科技档案检索工具的基本功能有两个方面：一是存贮，二是检索。这两个方面的基本功能在科技档案管理中具体表现为以下三方面的作用。
（1）桥梁作用。检索工具在科技档案和用户之间架设了一道“桥梁”，沟通了两者的供需关系，用户借助检索工具便可以迅速准确地获取所需的科技档案。有人将这种桥梁作用比喻为“打开宝库的钥匙”，使用它才能开启科技档案宝库之门，满足特定的档案利用需求。
（2）交流作用。检索工具存贮了大量的科技档案信息。它不仅可以提供查询，也可以成为科技档案部门与用户以及科技档案部门之间的交流工具。用户借助它可以了解科技档案的分布、内容、价值等信息，科技档案部门借助它可以了解库藏情况，互通有无，提高服务质量。
（3）管理作用。检索工具记录了科技档案的内容和形式特征，集中、浓缩地揭示了库藏科技档案情况。科技档案工作者可以通过检索工具概要地了解库藏档案的内容、形式、数量等情况，为科技档案管理业务活动提供一定的依据。
17.4.2科技档案检索工具的种类
科技档案检索工具的种类很多，根据不同的标准可进行不同的分类。
目前，常见的分类方法有以下三种，如图172所示。
I.按编制方法分类
（1）目录。是将科技档案著录的条目按照一定次序编排而成的检索工具，如分类目录、主题目录、专题目录等。
（2）索引。是将科技档案某一内容或特征及其出处按照一定的原则和方法排列起来的检索工具，如专题索引、文号索引等。
（3）指南。是以文章叙述的方式，综合介绍科技档案情况的一种工具，如专题指南、档案馆指南等。
2.按载体形式分类
（1）书本式检索工具。也称簿式检索工具。是将科技档案著录条目连续排列并装订成册的检索工具。其优点是体积小，便于管理；可以印刷出版，便于科技档案部门之间进行情报交流；编排紧凑，便于阅读；成本较低。其缺点在于缺乏灵活性，不易增减条目和调整条目之间的顺序。
（2）卡片式检索工具。是将一个条目著录于一张卡片，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。其优点是具有较大的灵活性，便于增减条目及调整条目之间的顺序。缺点在于卡片数量多、体积大、不便管理；不利于传递和交流；成本较高。
