（1）参与制定本单位的科技文件编号制度。科技文件编号制度，是企事业单位科技管理制度和科技文件管理制度的一项内容。它一般由企事业单位的科技管理部门或以科技管理部门为主来制定。科技档案部门应该参加编号制度的制定工作，从科技档案和科技档案管理的角度提出编制意见和要求，使编号的体系结构和编制方法更能体现技术与管理的特点，以利于科技文件的标准化、规范化和系统化，以利于科技档案的管理和开发利用。
（2）参与科技文件编号的发号管理。在企事业单位，科技文件编号一般由编号管理部门根据科技项目的具体任务、编号范围及有关科技文件的情况，向有关专业科室发号，同时对编号进行注册登记。科技文件发号管理工作，多由编号管理部门承担，但也有由科技档案部门承担的。因此，科技档案部门要做好科技文件发号的参与和直接管理工作。
（3）做好科技文件编号的转化工作。企事业单位在使用外单位甚至国外编制的科技文件时，由于外单位的编号方法与本单位不同，通常为了便于管理，要进行科技文件编号的转化工作，使外来的科技文件编号纳入本单位的编号系列。
外来科技文件编号的转化，一般有两种情况：一种是外来科技文件需要由本单位有关部门进行内容变更和标准转化的，在这种情况下，编号转化由承办的业务部门负责；另一种是外来科技文件内容不需要修改变动的，在这种情况下科技文件编号转化由科技档案部门承担。
（4）检查、监督科技文件编号制度的执行情况。主要包括三方面的内容：一是检查科技文件是否编号，对没有编号的科技文件督促有关部门进行补编，否则不予验收、归档；二是检查科技文件编号是否正确，即编号结构是否符合有关规定，代字、代号是否准确，对于不正确的编号，必须经过改正后方能验收、归档；三是检查外来科技文件是否进行了编号的转化。
2.对科技文件更改的管理
所谓科技文件更改，就是按照一定的原则和要求，采用特定的方式和方法，修改科技文件某些内容的过程。在产品试制与生产、工程设计与施工等活动中，由于主观或客观的原因，科技文件的更改是一种不可避免的现象。
但是，更改科技文件又是一项严肃的工作，必须严格遵守更改制度的有关规定，以维护科技生产活动的正常秩序。为此，必须建立健全更改制度，明确更改程序和方法，加强监督管理。
监督科技文件的更改，是企事业单位科技管理的一项内容。科技档案部门要从保证科技文件质量、尤其是提高科技档案准确性的角度出发，积极配合有关部门和人员，切实做好科技文件更改的监督管理工作。
（1）参与制定本单位科技文件的更改制度。科技文件更改制度，是根据国家和专业的有关标准，结合本单位的具体情况，对科技文件的更改原则、更改权限、更改程序、更改方法等作出的具体规定。它既是科技部门更改科技文件的基本规范，又是科技档案部门监督管理科技文件更改的基本依据。因此，科技档案部门应积极、主动参与更改制度的制定，并据此认真监督管理科技文件的更改工作。
（2）对科技文件更改进行检查、监督。主要内容包括：更改手续是否完备；更改范围、内容、数量是否与更改通知单填写的内容相一致；更改的方法是否符合国家及专业的有关标准的规定；更改后的科技文件是否达到“正确、完整、统一、清晰”的要求；等等。在检查中发现问题，要督促有关部门与人员及时采取补救措施，保证更改准确无误。
（3）加强对科技文件更改通知单的监督管理。科技文件更改通知单，是更改科技文件的直接依据和凭证。它在更改前填写，并履行各项签批手续。科技档案部门应把此单作为检查、监督科技文件更改的重要工具，并将更改通知单归档保存。
9.2.3对科技文件复制、传递的监督管理
I.对科技文件复制的管理
科技文件的复制，是指文字材料原件复制成印刷件、底图晒印成蓝图、电子文件拷贝或打印成纸质文件、照片底片洗印成正片等的统称，它是科技文件形成、积累的手段之一，也是科技生产活动的组成部分。为了保证科技生产活动的正常进行，确保科技文件的质量，必须建立健全科技文件复制管理制度，科技档案部门积极参与相应的监督管理工作。
（1）科技文件的配套复制。由于标准化、通用化、系列化的发展，图样的重复使用（套用）率越来越高。在新产品和工程设计中，对于标准图、通用图或可借用的其它设计成图，设计部门不必重新绘制新图，只需要编制套用图样目录，填注所采用的图样名称、图号即可。科技档案部门根据套用图样目录，调出采用的底图，同新设计的底图进行配套，然后按要求进行复制。
（2）电子文件的拷贝与打印。电子文件的使用与保存，常常需要进行拷贝与打印。提供拷贝是电子文件利用服务的基本方式，同时，由于电子文件载体，特别是磁性载体极易受到保存条件的影响，造成信息丢失或读取错误，拷贝与打印就成为保证电子文件可靠性的有效方法。科技档案部门对电子文件的拷贝与打印进行监督管理，主要内容有：保证电子文件的完整性，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据必须与电子文件一起积累；电子文件拷贝时应尽可能将其转化为通用的、标准的存储格式；拷贝形成的拷贝件应进行加密处理，并做好利用完毕的拷贝件的回收或内容的完全删除。
（3）对科技文件复制数量的监督管理。合理确定复制数量，是科技文件复制管理的一项重要内容。科技文件的复制数量，既不能太多，也不能太少。过多，科技文件“泛滥”，既消耗人力物力，又不便于管理；太少，会影响使用和交流，也会给归档带来困难。为此，应该在满足科技生产活动需要的前提下，从有利于保密、保护原件和归档出发，恰当确定复制份数，并在具体的复制工作中贯彻执行。
（4）对科技文件复制质量的监督管理。科技文件的复制质量，直接关系到科技文件作用的正常发挥，关系到科技生产活动的进展和效果，也影响到科技档案的质量。因此，科技档案部门要会同有关部门对科技文件复制质量进行监督管理，主要内容包括：选用符合质量要求的复制设备，并保证复制设备的良好状态；分析影响复制质量的各种因素，并采取针对性的措施；对复制人员进行技术培训，建立严格的岗位责任制和复制质量检验制度。
（5）建立健全复制手续。为加强对科技文件复制的监督管理，应建立必要的复制手续，包括底图的晒印手续、文字材料的打字、印刷手续、电子文件的拷贝、打印手续、科技照片的翻拍复印手续等。复制手续，除应写进复制制度外，还应设有复制申请单，其内容包括所需复制的科技文件名称、编号、复制份数、用途、日期、有关人员签字等。复制申请单一式三联，一联留作存根，一联是调阅科技文件的凭证，一联是提取复制件的依据。
2.对科技文件传递的管理
传递科技文件，是企事业单位组织科技生产活动的一项经常性的工作，是科技档案部门参与科技管理的一项任务，对此，必须建立相应的制度加强管理。对科技文件传递的监督管理主要有以下三种情况：
（1）内部发放。在工矿企业，为了组织、指导生产，将有关的科技文件发放给有关的业务科室和生产车间，是生产准备工作的一项内容。这些科技文件主要是作为生产依据的工作图和工艺文件，其来源一般有两个渠道：
一是委托专业设计部门设计或外购（引进）的；二是本单位自行设计的。这两种科技文件，一旦到达科技部门或科技档案部门，就要立即进行登记，并迅速传递和发放。
（2）外部发出。在设计单位，其基本任务是承担有关单位委托的项目设计。所以，将设计好的科技文件发给委托单位，是设计单位的履行委托协议、合同的最后环节。通常，设计文件的发出，是与设计文件的归档和晒印复制交叉进行并由科技档案部门承办的。科技档案部门接收设计文件的底图和原稿归档后，立即组织晒印复制，并按有关协议或合同的要求，将一定套数的蓝图和有关文字材料发往委托单位，同时将复制的蓝图和文字材料存档一份或数份。
设计文件的发出，涉及到设计单位内部各有关部门之间的关系，也涉及到设计单位与委托单位之间的关系。因此，为了完成设计文件的发出，必须建立必要的管理制度和办法，严格履行设计文件发出时的交接手续，做好协调、监督和相应的管理工作。
