蒋凡反应的邓磊报销问题,需要细细思量。
要杜绝报销作假几乎不可能。全凭职工道德良心。一旦开一个口子,一下子成为漏洞,员工会争相利用漏洞。
在全国各地设办事处,各地发票不同难以分辨。比如有的地方对餐饮企业采用定额,餐饮发票容易取得,有的地方客运发票随便拿,还有可以购买,不一而足。
太严格,处处给业务设卡,业务开展过程中缩手缩脚。
公司越大,一个小漏洞也会成为大问题。
现有财务报销制度借鉴好几家知名企业的经验,有外资、台资、中外合资、国企等,欧阳志强费了不少心血。
应林想起一个事。有一次在公司,路过时无意中听到一位财务人员和一位业务员对话。财务人员告诉业务员说他报销发票不符合规定。业务员先是说明自己花销有证人,并不是虚报,然后问财务人员有什么方法能够符合规定。反正都要给报。
财务人员左右为难,分辨不出业务员所说的真假,又抬头不见低头见,却不过情面。不少业务人员从外地回到总公司,会贴心给财务部的小姑娘带一份礼物。财务人员自然不好事事公事公办。
“你是觉得问题出在财务人员身上?”林昭然不解问。
“上级领导一般只看大数,不会拘泥于细节。也没有精力真正核对财务各项数据,除非中报或年报等时间节点。”应林分析。
林昭然也是看大数,相差不大就签字,笑道,“是没时间细看。领导也不好与下级扣那三瓜两枣。”
“财务人员进可攻退可守,有财务制度为准则,背后还有领导做借口。我们可以创造条件,让财务练就金刚不坏之身。”
听到应林这么说,林昭然来了兴趣。
应林接着说,“在魔都设立财务中心,流水作业。每位员工报销送到财务中心,随机分配给财务人员。每份报销单子由谁来审核,员工不清楚由哪位财务审核,避免瓜田李下。不符合要求报销单,退回后,重新报销时需要重新排队,不一定会再落到原来财务手里。”
“听起来不错,会不会造成混乱。财务人员对公司制度的理解和尺度把握不尽相同,类似报销单,有时能过,有时不能通过,职工会有怨言。”
“确实存在这样的情况。需要欧阳志强加强培训,尽量消弭财务人员之间尺度把握。”
“嗯,还需要对职工进行报销培训。行,我们把欧阳志强找来,给他压压担子,财务部独立出来。”
如何处理邓磊才是棘手。
既要保护蒋凡,又要照顾徐晓芳,不能因此产生隔阂。
那就一起召过来,正好商量财务中心独立的事情。
欧阳志强先到帝都。
听了林昭然的设想,欧阳志强觉得这是一项创举,可以杜绝财务人情是非,规范化操作,不过财务人手要增加不少。他马上回去出一份方案,梳理细化一下,然后提交讨论。
“公司最近有什么事吗?休产假休得没能进入工作状态,无论大小,想到什么都说给我听听。”正事谈完,林昭然摆出闲聊架势。
欧阳志强选一些其他管理人员用电话不容易说到的事情说给林昭然听。
聊了有一会儿,欧阳志强想起西北大区一些传闻。公司不少人知道办事处吵架的事情。“我听到西北大区邓磊和蒋凡吵架的事情,特意找西北片区的报销单子来看,有几个项目相比于其他片区多一些,比如电话费、招待费。”讲到这里,欧阳志强恍然大悟,林昭然应该想问这个事。难怪林昭然会找他来谈流水线报销的事情,一定是这个事情引发的变革。
他看林昭然坦然的样子,又不象专门找他来了解此事。
“你觉得此事怎么处理比较好?”林昭然想听听他的意见。
“不是财务的事情,我参与意见不太好吧。”欧阳志强抗拒。
“你是董事会成员,象这种事情可以有个意见。”林昭然不希望欧阳志强只顾着财务中心那一亩三分地。只有兼顾公司业务发展才能更好做好财务工作。
欧阳志强确实有看法,“在办事处公开吵架,影响很不好。两人最好都调离西北片区。调走一个,会让人误会被调走的人有问题,留下的是胜利者。两人继续留在西北片区,容易让人以为离了他们,公司玩不转西北片区。”
看法一致。
徐晓芳隔天才到。公司一堆事情,稍微改变行程,有些事情就得压缩提早处理。
林昭然先和她谈了财务中心独立出来的想法。徐晓芳有疑虑,财务独立后会不会带来衔接问题,还有职工报销周期变长,不利于工作。不过她赞同财务报销流水化,可以杜绝许多人情问题。往后,大区经理费用报销不用再绕着她转。
林昭然提起明达市场调查公司发现键能饮料有派人混进花达饮品,今后如何防范。
徐晓芳也没好招数,从人才市场招聘,鱼龙混杂。总不能以后一定要在职员工给担保吧。但她表示会做两个事,一是做好公司内部资料分级保密工作,二是强调职工干部的保密意识,尤其中层干部的保密意识。
林昭然认可徐晓芳的做法。混进键能饮料员工的事情还不宜往外宣扬,以免员工互相怀疑,自乱军心。
“西北片区吵架的事情,你打算怎么处理?”
徐晓芳知道这个事情瞒不过林昭然,“我打算给西北片区记大过,取消年底片区评优,邓磊取消年终奖。蒋凡调到市场部。能担纲大区经理的人才少,所以留一个人负责。”
林昭然认真权衡好一会儿。
“两人都调离吧。西北片区业绩有起伏没关系,不能让人觉得公司离不得他,可以肆意妄为。事情发展到吵架的地步,也是矛盾累积造成。把西北片区当成一个样本,好好查一查,到底什么原因使得两位有着良好沟通能力的销售能人发展到吵架的地步。今后才能避免类似事情发生。你看呢?”
徐晓芳完全没想到林昭然看待吵架事件的角度。