替来电者叫人时，要礼貌地告知来电者。
等待被叫的人到来时，可将电话暂时搁置一边，不应趁此议论来电者与被叫者间的关系。
替来电者叫人时，应当尊重来电者、受话者。
重复来电者姓名时要用语得体
如果来电者叫小光，你重复对方名字时说“小孩的小，光秃秃的光”，不如说“大小的小，光彩的光、阳光的光”更能让对方接受；来电者叫毛云，你重复对方姓名时说“毛毛虫的毛，乌云的云”，不如说“毛泽东的毛，白云的云”更显得尊重对方。名字是一个人身份的象征，重复来电者姓名时用语不当就是对对方的亵渎和蔑视。无论对方是谁，乱用词语都会让对方感到不快。遇到特别在乎的人，也许会引发争吵。
特别提醒：
重复来电者姓名时应用语得体。
应当使用常见、习以为常的词语重复来电者姓名。
重复来电者姓名的时候要使用简单、清楚的词语。
重复来电者姓名时用语不当是常见的现象，一定要注意避免。
几个电话同时响起时要分主次
领导、下属同一时间来电，显然是领导的电话更重要；预约的电话和陌生电话同时响起，显然是预约的电话更重要；上班时间，公务电话和私人电话一起响起，显然是公务电话更重要；急救电话和咨询电话同时响起，显然是急救电话更为重要。不分主次地接同时响起的电话，轻则惹对方埋怨，重则耽误事情。
特别提醒：
不清楚来电者的身份时可以根据远近接电话。
多个电话同时响起时可以通过来电号码分辨轻重缓急。
不知道哪个电话重要时可以依次接起电话，然后再判断轻重缓急。
现在单位一般都有多部电话，固定电话都有来电显示功能，手机更是如此，因此人们可以方便地知道哪个电话更重要。但总有人接电话时不分主次，这是不对的。
不可同时应答多个电话
同时接好几个电话，会造成每个电话都无法一次性顺利应答的结果。由于接电话的人必须不间断地在几个电话之间来回转换，容易使接电话者记忆错误，此外还会使不同的来电者听到不同电话之间的只言片语，无意间泄密。
特别提醒：
一次接一个电话即可。
接电话期间其他电话响起时，可以让对方稍等片刻，接起电话告知后面的来电者稍后再联系。
如果几个电话同时响起，可以让别人代接。
遇到两个或两个以上的电话时一起应答，听起来这样效率很高，对每个来电者都同等对待，但实际上这种做法是错误的。
让对方持机等候时要说明时间
如果需要让对方持机等候，要先告诉对方需要等多久，让对方“有个盼头”，心情也会平静一些，不然对方会以为自己被怠慢了。事先告诉对方需要等待的时间，对方就可以根据自己的情况适当处理一下别的事情，以免浪费时间。
让对方持机等候时告诉对方需要等多久，是尊重对方的体现。
特别提醒：
需要对方等待时间很短时，应该提前告诉对方“请稍等一会儿”“请稍等一两分钟”等。
让对方等待时，应不时拿起电话提示对方。
倘若需要对方等很久，应该礼貌地向对方道歉并另约时间接听，或回拨电话。
让对方持机等候却不说明等候时间，会让对方着急、反感。
在电话中忌谈无聊话
拨打长途电话时，谈完正事后絮絮叨叨地谈自己家的猫长得怎么样，而对方对猫毫无兴趣，对方手机又不是免费接听，这种行为会惹他人烦厌；值班时闲着没事，用办公室的电话找熟人聊天，随意地向对方谈论白天办公室发生的趣事，但是对方对你身边同事的事情不感兴趣，这种行为只会令对方烦躁不已。
特别提醒：
在电话中不要没完没了地谈论鸡毛蒜皮的事情，使用公务电话时更是要注意。
在电话中不断开玩笑是不礼貌的。
不要在电话中大谈家长里短的琐碎消息和无聊的流言蜚语。
在电话中一味地谈对方不感兴趣的无聊话是不对的。
通话中要注意自己的表情举止
板着脸说话，从话筒中传出的声音就会生硬冰冷，令听者不快；弯腰弓背地说话，话筒中传出的声音就会底气不足、散漫无力，令听者怀疑对方的诚心和态度；活蹦乱跳地说话，从话筒传出的声音就会时高时低、容易颤抖，让听者怀疑对方的诚意。
特别提醒：
通话时应当采取站立姿势。
通话中应面带微笑。
通话过程中不应该有趴着、歪斜着、低头等小动作。
通话中表情举止夸张，就像当面谈话时不注意自己的仪态一样，会让他人生厌。
通话中要注意说话方式
与领导通话时很随意，就算你电话里的内容很重要、很关键，也无法改变你留给领导“办事不牢靠”的印象；和性子急的人通话时欲言又止，对方耐心听完你啰唆后，必定已经气急败坏，并且会因此给对方留下办事效率差的印象；和异性下属通话时不停地开玩笑，对方听你说话的同时，一定在心里胡乱猜想，因为你已经给对方留下了随便轻浮的印象。通过电话告知别人不幸消息时劈头就说，对方一定会难以承受而心理压力过重。
特别提醒：
通话时应顾及对方的身份和交流习惯。
对方的年龄和性别也是通话时需考虑的。
通话时要顾及自己和对方的疏密程度及通话目的。
通话过程中大大咧咧，不注意说话方式，很容易影响通话效果。
通话中要注意控制音量
在公共办公室接电话噪音过大，会影响同事们工作，也让对方觉得“烦躁”；在比较安静的场所接打电话时声音过大，会被周围的人视为“不懂礼貌的人”，有扰民之嫌；谈论私密话题时声音过大，周围人会觉得无所适从，对自己的形象不利，对保护自己的隐私也不利。同样的道理，通话时声音太小，对方与你沟通就会困难，进而怀疑你心虚。
特别提醒：
通话过程中音量应该以对方能听清楚而不至于吵到其他人为最佳。
通话过程中不要猛然大声说话，也不要突然压低声音。
通话时需让嘴与话筒保持适当的距离。
通话中需控制音量。
通话要控制时间
在商务通话中过于啰唆会给人一种不务正业和效率低下的印象；沟通私事时通话时间过长，给人一种无聊空虚的印象。倘若通话时间太长，肯定会耽误其他人使用电话；如果通话时间太短，该说清楚的问题说不清楚，会给别人以不负责任的印象，从而令他人感到烦闷。
特别提醒：
商务通话有规定的时长，一般以3分钟以内为佳。
电话用语应简明、清楚。
通话时避免东拉西扯式地说话。
一分钟就可以解决的问题，絮絮叨叨说半个多小时；本来需要详细谈论、解释的事情，你几句话就打发了对方。这些都是不礼貌的。
不可对着话筒打哈欠、吃东西
在工作中通话时打哈欠、吃东西，对方必定会对你和你所在单位的人员素质产生怀疑；给还不熟识的朋友打电话时打哈欠、吃东西，对方会觉得你不尊敬他；与亲戚、朋友通电话时打哈欠、吃东西，对方会觉得你闲着无聊拿自己打发时间，因而对你的印象大打折扣。
通话过程中不要做与其不相关的事。
特别提醒：
通话过程中，如果难以控制打哈欠，应尽量压低声音，不让对方听到。
通话过程中，即使与对方很熟识，也不要边吃东西边说话。
通话过程中，不要用手捂着嘴与对方说话。
与他人一边通话一边打哈欠，或者吃东西，自己觉得这都是“小节”，无关紧要。其实有失礼貌。
不可边接电话边和别人聊天
接电话是人际交流中的重要部分，是需要礼节的，如果不专心对待，就难以准确明白对方的意图。别人本来准备与你商量重要事情，你边接电话边和其他人聊天，一方面会让对方感到受冷落和歧视，另一方面会让你因为无法集中精力接听电话而遗漏重要内容。有的人边接电话边做别的事情，如拖地、看电视、写作业等等，自认为这样做节约时间，其实这样往往使任何一件事情都做不好。单从礼仪角度来讲，这是对来电者的不尊敬。
除非是做电话记录，否则边接电话边聊天或者做其他事情都是不应该的。
特别提醒：
接电话的时候要精神集中，一心一意地接听。
倘若需要和自己身边的人说话，可以按保留键以免电话另一端的人听到。
接电话态度需端正。
一边接电话一边和他人聊天是不礼貌的。
要认真处理抱怨电话
假如对方打电话来投诉，不认真对待的话，对方的抱怨会更为严重；如果对方是亲朋好友，不认真对待的话，对方会认为你不重视他和他的感受，极易引起双方的误会和摩擦。无论打电话的人身份如何，不认真对待其抱怨，都是不礼貌的表现。
特别提醒：
对待抱怨电话，应该认真听取对方的来电。
接电话者应该认真地针对对方抱怨的内容和原因进行详细分析并做出解答和回应。
妥善解决完投诉问题的，应该再找合适的时间向抱怨者进行回复。
接电话时，不能因为对方的电话内容是抱怨就不认真对待。
通话后不可抢先放下电话
通话结束抢先放电话有不重视他人的嫌疑，或有事相瞒；如果对方还想补充什么或者想强调什么，抢先放下电话就会让对方气恼；倘若对方之前与你有过过节，抢先放下电话会让对方认为你自私自利，还在“记仇”；如果对方有事要找你帮忙，抢先放下电话是拒绝的表现；如果对方身份较高，抢先放下电话是蔑视的表现；如果对方是不熟悉的人，就更不应该抢先放下电话了。
特别提醒：
结束通话时，可请对方先挂断。
倘若你的身份或你所代表的单位级别高于对方，对方请你先挂电话时需要轻声地挂断。
通话结束时应等对方挂上电话以后自己方可挂电话。
不要在通话结束时抢先放下电话。
不宜在会客时长时间接打电话
你邀请许久未联系的朋友来家里做客，对方到来后，你一会儿接电话，一会儿拨电话，把对方冷落在一边。这样做一方面会让对方认为你不懂礼貌，炫耀自己交际范围广、受人喜爱、事务繁忙；一方面会让对方认为你不是真心相待，有被欺骗的感觉；最后，还会让对方认为你在暗示他，他并没有那么重要。
特别提醒：
有重要电话需要接打时，可向客人礼貌地说明。
接打电话时，应该请客人稍等并且回避客人。
接待他人时最好不要接打电话，或接打电话要简短。
会客期间长时间接打电话是不礼貌的。
设置录音电话的提示音要简洁
如不方便接听但又不愿错过重要电话，可以使用录音电话的留言功能，使来电者在录音电话上留言。但是如果你的留言提示语太繁琐，就难以发挥最大作用了。
设置录音电话中的提示语音过于繁琐，别人可能没有耐心听完就放下电话走了，更不必说为你留言；录音电话的提示语言过于繁琐，别人会认为你的录音电话修饰作用大于实用，会不情愿为你留言；录音电话的提示语言太繁琐，会损害集体的形象，让来电者认为该企业办事效率低下。
特别提醒：
录音留言需做到简洁清楚，避免讲不必要的废话。
不要使用稀奇古怪的声音作为录音提示。
在正式留言前加笑话或太长的音乐是不对的。
录音电话的提示语言太繁琐，不但使录音电话的留言功能无法发挥作用，还会让别人有被愚弄之感。
接电话时不宜主动中止通话
倘若来电者是长辈或上级，接电话的一方主动要求中止通话，会给对方以不受尊重的感觉；如果对方是晚辈或下属，接电话者提出中断通话，对方会有挫败感。倘若对方还没说完想说的话，主动提出中断电话会令对方不悦。
特别提醒：
接听电话时一定要认真聆听对方讲话并让其把话讲完。
接电话时应及时对对方的话做出反应。
倘若对方说话啰唆，可以以适当的理由礼貌地提醒对方“时间不短了”。
接电话时不应主动提出中止通话。
不可突然挂电话
别人打电话找你倾诉，你突然挂断电话，对方会认为你厌烦他而更为苦恼；下属找你汇报工作，你突然挂断电话，对方会认为你不喜欢他而万分担心；别人向你请教问题，你突然挂断电话，对方会认为你没有耐心或能力欠缺而失望。突然挂断电话让人觉得突兀而无法适应，对方会认为你性格怪异、不通达人情。
即便自己有再紧急的事情也不可以突然挂断对方电话。
特别提醒：
倘若因为线路不畅使得电话突然断掉，应该及时向对方道歉。
与他人沟通完并说“再见”后方可挂电话。
挂电话时要掌握好动作幅度，不应让对方觉得过于随便、突兀。
突然挂断电话会让他人不明情况，莫名其妙之余感到生气。
给别人写信字迹要工整清晰
给亲近的人写信不注意措辞，是敷衍的表现；给上级写信字迹潦草、书写马虎，是工作不踏实的表现；给下级写信字迹潦草，是不能严格要求自己的表现。私人信件不认真写，说明自己做事拖泥带水、邋遢随便；写公务信件字迹杂乱，说明自己办事不认真、不踏实，所在单位管理不到位。任何人收到字迹潦草的信都会不悦。
特别提醒：
写信时应该做到字迹整洁、清晰。
写信时不要在同一封信中使用多种字体、不同信纸或各种颜色的油墨。
不要在信上多处涂改。
写给别人的信字迹潦草、马虎是不对的。
写信要注意格式
写私人信件，如果对方是你的亲人或好友，也许不在乎有没有格式、合不合规范，但若对方是第一次与你交往，收到格式不规范的信，心里一定会不开心。如果你通过信件来联系供应商、投资对象、合作伙伴等等，或是向上、下级单位发公务文件，不注意书写格式就会阻碍工作的进展，进而给别人留下工作不踏实的印象。
特别提醒：
一封完整的信一般由六个部分组成：即称呼、问候语、正文、结尾、落款和日期。
书信中的称呼需顶格写在第1行。
书信的问候语应该根据收信人的身份以及与自己的疏密关系来写，最后的结语也是这样。
随着电话、传真机和电子邮件的广泛应用，越来越多的人不注意写信的格式，如不写称呼、乱写落款、不分段等等，这样做是不对的。
写信要长短适宜
信件不同电报，不必惜字如金；信件也不是长篇小说，不必连篇累牍。信写得太短让人觉得写信人在感情和笔墨上都太小气，写得太长则让人感觉写信人啰唆，办事不简洁，概括能力差。
特别提醒：
写信时应该根据内容定字数，不可低于两三百字。
写信应做到言辞简洁，不要使用重复啰唆的话语，尽量不在同一封信中同时说好几件事。
不应当把文字写到信纸的最顶端和最底端，要给信纸适当留出“天”和“地”。
给家人写信，短短几句，好像发电报；写公文长篇大论，且只写一件小事。这实在是搞笑。
给不熟悉的人写信不可太亲密
刚和一位异性认识没多久，就写言辞暧昧的信给他，对方一定会感到很不适应，甚至觉得你太过“随便”。领导给下属写信使用昵称称呼对方，下属不但不感到高兴，反而会感到“大难临头”。为了请别人帮忙而在信中落款“你的某某”，对方定会无所适从。
写亲密信件给不熟识的人，非但无法表达对别人的尊重，反而会让别人觉得自己不受尊重，并且可能引起对方误会，因此而中断双方的友谊。
特别提醒：
给不熟悉的人写信，不可随意使用亲密的语言。
