效率往往就是从简化开始的。把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。永远要记住杂乱无章是一种必须去除的坏习惯。
罗马的哲学家西加尼曾经说过“没有人能背着行李游到岸上”。在坐火车和飞机时，超重的行李会让你多花很多钱。在生活的旅途中，过多的行李让你付出的代价甚至不仅仅是金钱。你可能不会像没有负担那样迅速地实现你的目标；更糟的是，你可能永远都不会实现你的目标。这不仅会剥夺你的满足感和快乐，而且最终它还会让你发疯。
有这样两种类型的人：一种是善于把复杂的事务简单化。办事又快又好；另一种是把简单的事务复杂化。使事情越办越糟。当我们让事情保持简单的时候，工作显然会轻松很多。不幸的是，倘若人们需要在简单的做事方法和复杂的做事方法之间进行选择，大部分员工都会选择那个复杂的方法。如果没有什么复杂的方法可以利用的话，那么有些人甚至会花时间去发明出来。这也许看起来很荒谬，但真有不少这样的事。很多“勤奋”的员工就在做这样的事。
我们没有必要把自己的生活变得更复杂。爱因斯坦说：
“每件事情都应该尽可能地简单，如果不能更简单的话。”
我们不必担心人们会让他们生活中的事情变得太简单。问题刚好相反：大部分员工把他们的工作变得太复杂化，而且还总奇怪为什么他们有这么多令人头疼的事情和大麻烦。
把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。必须善于在纷纭复杂的事物中，抓住主要环节不放，“快刀斩乱麻”，使复杂的状况变得有脉络可循，从而使问题易于得到解决。
同时它还意味着要善于排除工作中的主要障碍。主要障碍就像瓶颈堵塞一样，必须打通。否则工作就会“卡壳”，耗费许多不必要的时间和精力。
永远要记住杂乱无章是一种必须去除的坏习惯。有些员工将“杂乱”作为一种行事方式，他们以为这是一种随意的个人风格。他们的办公桌上经常放着一大堆乱七八糟的文件。他们好像以为东西多了，那些最重要的事情总会自动“浮现”出来。对某些人来说他们的这个习惯已根深蒂固，如果我们要这类人把办公桌整理得井然有序，他们很可能会觉得像穿上了一件“紧身衣”那样难受。不过，通常这些人能在东西放得这么杂乱的办公桌上把事情做好，很大程度上是得益于一个有条理的秘书或助手，弥补了他们这个杂乱无章的缺点。
但是，在多数情况下，杂乱无章只会给工作带来混乱和低效率。它会阻碍你把精神集中在某一单项工作上。因为当你正在做某项工作的时候，你的视线不由自主地会被其他事物吸引过去。另外，办公桌上东西杂乱也会在你的潜意识里制造出一种紧张和挫折感，你会觉得一切都缺乏组织，会感到被压得透不过气来。
如果你发觉你的办公桌上经常一片杂乱，你就要花时间整理一下。把所有文件堆成一堆，然后逐一检视（大大地利用你的字纸篓），并且将它们分类：即刻办理；次优先；待办；阅读材料。
把最优先的事项从原来的乱堆中找出来，并放在办公桌的中央，然后把其他文件放到你视线以外的地方——旁边的桌子上或抽屉里。把最优先的待办件留在桌子上的目的是提醒你不要忽视它们。但是你要记住，你一次只能想一件事情，做一项工作。因此你要选出最重要的事情，并把所有精神集中在这件事上，直到做好为止。
每天下班离开办公室之前，把办公桌完全清理好，或至少整理一下，而且每天按一定的标推进行整理；这样会使第二天有一个好的开始。
不要把一些小东西——全家福照片、纪念品、钟表、温度计，以及其他东西过多地放在办公桌上。它们既占据你的空间也分散你的注意力。
每个坐在办公桌前的员工都需要有某种办法来及时提醒自己一天中要办的事项。电视演员在拍戏时，常常借助各种记忆法，使自己记得如何述说台词和进行表演。你也可以试试。这时日历也许很有帮助，但是最好的办法可能是实行一种待办事项档案卡片（袋）制度，一个月每一天都有一个卡片（袋），再用些袋子记载以后月份待办事项（卡片）。要处理大量文件的办公室当然就需要设计出一种更严格的制度。
此外，最好对时间进行统筹，比如到办公室后，有一系列事务和工作需要做，可以给这些事务和工作安排好时间：收拾整理办公桌3分钟：听取秘书对一天工作的安排5分钟；对秘书指示关于某一报告的起草15分钟等。
总之，那些容易把事情复杂化的人应该学会的一种能力是：清楚地洞察一件事情的要点在哪里，哪些是不必要的繁文缛节，然后用快刀斩乱麻的方式把它们简单化。这样能节省不少时间和精力，从而能大大提高你的效率。
