互联网时代,办公室频发E-mail战争
李丰所在的公司最近发生了一场高层之间的内战,最终波及整个公司,演变为一场惊心动魄的办公室大战。而李丰则由于一时冲动被卷入进去,站到了风口浪尖上,而让他陷入办公室战争泥潭的居然是一封E-mail(电子邮件)。
战争的导火索是总经理将一名高管革职。被革职的高管不肯善罢甘休,于是继续留在公司,不肯离开,然后又接二连三地发出E-mail,揭露公司里的种种黑幕。这立即在公司里掀起了轩然大波,卷入其中的员工越来越多,大家议论纷纷、人心浮动。
指责他人、揭露内幕的E-mail层出不穷,澄清事实、说明真相的E-mail也紧跟其后。你来我往、刀光剑影,打得难解难分,战争趋于白热化。
李丰本来是以旁观者的姿态,看个热闹,静观其变。直到有一天,他看到了一封指责自己前任上司的E-mail,当即产生了一种冲动。他对前任上司的为人还是有所了解的,觉得E-mail中的指责非常情绪化,完全脱离事实,于是未及多想就写了一封反驳的E-mail发了出去。
出乎李丰意料的是,就是这封E-mail把他卷入了这场鏖战当中。有人公开指责他,也有人私下劝他收回自己的说法,就推说是受到别人的误导和胁迫,不是出于本意。指责他的人,措辞非常激烈,说他是助纣为虐、自取灭亡。
李丰完全没有预料到,一封E-mail会造成这么大的风波。如今,他只能责怪自己太幼稚,感情用事,不懂得职场的险恶和明哲保身的道理。其实,大多数人的E-mail都是匿名发送的,而李丰自认为自己所说的句句属实、问心无愧,就署了真名,结果就成了众矢之的。
现在,李丰连班都不愿意去上了,他不愿意面对同事们那种异样的目光,也不知道事态究竟会发展到哪一步。
【办公室攻略】
1.直面如火如荼的E-mail战争
过去的办公室,就像我们从前居住的胡同,大家嬉笑怒骂,面对面就能解决所有的问题;互联网时代的办公室,就像现在的居民小区,大家密密麻麻地挤在一起,但却形同陌路,同事之间表面上都客客气气,保持礼貌的微笑,而彼此之间的争斗大部分都发生在电脑里,最典型的就是轰轰烈烈、情节曲折、高潮迭起、惊心动魄的E-mail战争。
据说,在跨国公司里,E-mail战争已经远远超过会议中和日常工作中的冲突,高居办公室战争的榜首。虽然E-mail战争的情节各不相同,规模大小不一,对抗的程度也存在差异,但万变不离其宗,核心的问题都是一样的:证明“我才是正确的”,“抢功劳”或者“推责任”。
李光玮曾收到过一封莫名其妙的E-mail,发件人是一个平时几乎都不怎么说话的同事。对方几乎是声泪俱下地诉说着自己的委屈:“亲爱的全体同仁,下面是我完成某项目的具体时间表,请大家明察。”那口气就像是写给青天大老爷的诉状。
出于好奇,才上班没多久、第一次遇到这种稀罕事儿的李光玮认真地往下看。下面是一张让人不明就里的时间表。他忽然发现屏幕旁的下拉滚轴,原来这不过是这封信的开头,下面是一封封往来回复的E-mail,宛如一篇情节曲折的长篇小说。
李光玮耐着性子一封一封地往下看,终于搞清楚了事情的原委。原来,这个同事参与的一个项目没有按期完成,客户非常不满,不仅拒绝付款,而且表示今后也不想再跟公司继续合作了。
第一封E-mail是客户发给项目经理的,客户彬彬有礼但语气严肃地陈述了拒绝付款的理由,强调项目误期给他们造成的损失。项目经理把客户的E-mail群发给项目组的所有成员,希望大家能够一起找出具体的责任人。
后面的E-mail则是项目组成员的回复,为了证明不是自己的责任,还提供了证人证言。有趣的是,有的人在回复的同时,把E-mail抄送给了总经理。
经过一番激烈的争论和E-mail战争,责任被推给了项目组中一个一直没有参与这番E-mail大战的人。这位同事本来是想当个旁观者,没想到成了替罪羊,于是发了一个E-mail作为回复,还抄送公司的全体员工,以证明自己的清白。
办公室E-mail大战的导火索可能就是一个别有用心的指责,或者是表面上在陈述事实、实际上却隐含批评的一份报告。由于E-mail可以同时抄送给很多人,被或明或暗地指责或者批评的一方自觉遭到了公开挑衅,就像被人当众打了一记耳光。如果E-mail中指名道姓,牵涉到具体的人,那更是火上浇油,当事人进行反击是必然的,而反击往往比进攻来得更为猛烈。而且,为了加强反击的力度,当事人会抄送给更多的人,扩大影响。就这样,一场E-mail大战就轰轰烈烈地打响了:双方的E-mail你来我往,语气激烈,唇枪舌剑,宛如战争双方彼此讨伐的檄文;而抄送名单也越拉越长,越来越多的人和事被卷入其中,E-mail战争不断升级,越来越惊心动魄。
E-mail大战有时会无休无止地打下去,延续很长时间,直到高层管理者出面制止。所以,被当成了武器、也是战果展示的E-mail,就如同彗星一样,拖着长长的尾巴。如果我们一封一封地看下去,会发现战事如火如荼,高潮迭起,就像连续剧一样让人欲罢不能。
刘乐的公司里发生过一场E-mail战争,简直就是一次大规模的战役,中间穿插着一轮一轮激烈的战斗。整个战役历时一周,战争双方每天都要大战七八个回合,抄送名单也从最开始的一两个人扩大到几十人,波及面越来越广。
战争持续了一周后,老板出面制止,才宣告结束。那时,双方发送的E-mail打印出来已经有几十页,洋洋洒洒,蔚为壮观,文采斐然,语气尖酸刻薄。到了最后,大家已经忘了争论的初衷是什么,战争双方只想彻底地压倒对方,让其哑口无言,低头认输。但结果是谁也没有赢得这场战争,都被老板狠狠地批评了一顿。
2.警惕形形色色的E-mail陷阱
E-mail缺乏隐秘性和安全性。身为职场中人,我们必须做好自己的E-mail会被别人全部看到的心理准备。即使本身没有什么恶意,但是单位必须定期对电子邮件系统进行检查。
曾有一家公司为找到一封发给客户的E-mail,偶然发现公司财务部的一名职员发送的一封E-mail,在E-mail中,该职员吹嘘自己如何挪用公司的资金。经历这一事件之后,老板要求微机主管秘密地对所有员工E-mail的内容进行定期检查。
我们在E-mail中表达的意思也有可能被人误解。E-mail虽然不是一种足够安全的、准确的沟通方式,但很多人仍然喜欢用E-mail进行沟通,因为这样可以避免面对面交流时产生的莽撞与尴尬。但是E-mail与面对面聊天的不同之处在于,它无法充分体现讲话者抑扬顿挫的声调,也没有身体语言的配合,所以,我们的本意有可能被误解和歪曲。
一些人对自己的待遇或者老板的某项决定有所不满时,通常都不会找老板或者上司面谈,而是利用E-mail表达自己的不满。在一家大公司里,一名员工给自己的上司发了一封愤怒的邮件,虽然他的本意不是针对自己的上司,但上司误解了他的意思。最后,上司没有找他进行私下的沟通,而是在公开的会议上当着所有人的面批评了这名员工所犯的错误,告诫他在讨伐给自己发薪水的人之前,最好先检讨一下自己。于是乎,这名员工在所有的同事面前颜面尽失。
E-mail可能引发非常严重的后果,因为E-mail可以被打印、共享、转发,甚至会被张贴在公共场所。
某公司的两个员工在互发的E-mail中对公司进行抱怨,还讽刺了老板。这些E-mail被某个人截获后发给了老板。一周后,这两个员工所在的部门就进行了重组,两个人都被列入了辞退名单。直到离开公司的时候,他们都不知道自己究竟为什么被辞退了。本来是员工之间司空见惯的几句抱怨,却给他们惹来了“杀身之祸”。
3.安全地使用E-mail,远离办公室战争
别随心所欲地使用E-mail。E-mail比我们想象的要危险得多,所以要以谨慎的态度来对待。使用E-mail时,我们要认真地撰写内容,以免产生歧义,被人误解。我们应该像撰写一份正式的文件一样撰写E-mail,并做好E-mail的内容被所有人知道的心理准备。因为这种可能性是存在的,很多本来只是发给某个人的E-mail,最后会被拿来公开讨论。
在E-mail里不要写负面的信息。有些职场人士把E-mail当成了私人信件,在里面发牢骚,传达一些负面的信息。这样做是非常危险的。E-mail可以被随意地转发给任何人,就像你在公开场合发表讲话一样,所以态度同样应该是正面的,而不应该出现负面的言论。如果你对是否发送一封电子邮件顾虑重重的话,那就干脆不要发。因为你既然不希望某些人看到它,最好的办法就是索性不去写这样一封E-mail。
在点击“发送”按钮之前,一定要小心。由于感觉到自己和主管的关系紧张,李伟实在想不出什么办法,就给主管他们部门的副总经理发了一封E-mail,希望副总经理能出面协调,缓和一下他与主管之间的紧张关系。写完这封E-mail后,身心俱疲、满脑子都是自己与主管的恩怨的李伟打开了联系人列表,下意识地把主管的邮箱点中了,并点击了“发送”按钮。等到发现自己所犯的这个错误后,李伟如同五雷轰顶,但一切都无法挽回了。这封E-mail直接导致了他和主管的关系恶化,没多久,李伟就辞职走人了。
在繁忙的工作中,我们非常容易犯以上这种低级的错误。而不管对于谁来说,这样的错误都会成为一场噩梦。
如果你收到了一封内容敏感的E-mail,该如何处理呢?在删除的同时,你应该给发信人回复一封E-mail,告诉他(她)今后不要再给自己发类似的E-mail,因为一旦这种E-mail被截获或者公之于众,自己也会被视为发信人的同谋,卷入办公室战争当中,成为无辜的牺牲品。
如果你想不成为E-mail战争的发动者,一定要记住:表扬的E-mail可以抄送很多人,而批评的E-mail千万不要。E-mail战争就像在街头吵架一样,双方可以张牙舞爪地吵上很久,花费很多精力,但通常不会有什么结果,除了让上司对自己反感之外,没有任何用处。如果说一定会有人从中受益的话,那就是那些被抄送的人,他们就像街头吵架的围观者一样,站在一旁看热闹,幸灾乐祸地盼望着有人倒霉。