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第37章 办事要注意利用好每一条信息(1)

信息是什么?信息就是情报。国与国之间可以从不发生有硝烟的战争,但是一刻也不会停止情报战。因为所有事情的处理、应对和决策,都是建立在信息和情报的基础上的。作为个人,要做到“眼观六路,耳听八方”,从多渠道收集、整理和分析信息,从而办每一件事都能比别人更快、更准、更稳。

信息决定成败

美国肯德基炸鸡早已为国人所熟悉,但对它是如何打入中国市场的,知道的人却不多。肯德基炸鸡打入中国市场的一个重要经验,就是在广泛收集信息的基础上进行科学的预测。

起初,肯德基公司派一位执行董事来中国考察市场。他来到北京街头,看到川流不息的人流,穿着都不怎么讲究,就报告说,炸鸡在中国有消费者,但无大利可图,因为中国消费水平低,想吃的人多,但真掏钱的人少。由于他没有进一步进行相关信息的收集整理,仅凭直观感觉、经验做出预测,被总公司以不称职为由降职处分。接着公司又派了另一位执行董事来考察。这位先生在北京的几个街道上用秒表测出行人流量,然后请500位不同年龄、职业的人品尝炸鸡的样品,并详细询问他们对炸鸡的味道、价格、店堂设计等方面的意见。不仅如此,他还对北京的鸡源、油、面、盐、菜及北京的鸡饲料行业进行了详细的调查。经过总体分析,得出结论:肯德基打入北京市场,每只鸡虽然是微利,但消费群巨大,仍能赢大利。果然,北京的第一家肯德基店开张不到300天,就赢利高达250多万元。

仔细核实好每一个重要信息

一次一个领导对一个刚来的年轻人说:“我这个电脑的Word里的复制好像不能用了,你拿去赶快处理一下。”那个年轻人接过电脑,就有一种冲动:赶快下载一个新的不就行了。但是他转念一想:还没弄明白到底是什么问题就这样做,太草率太匆忙了吧。于是他把Word打开看看,试着复制了一下,奇怪,明明一点问题也没有!他赶紧到领导那儿去,比较含蓄地问了一句:“刚才是怎么操作而不能复制的?Word是可以用的啊。”领导赶忙问了一句:“你是直接安装了一个新的吗?”年轻人说:“我先看了一下问题到底出在哪儿,没想到是好的,可以用。”领导满意地点了点头。年轻人立刻明白了,原来领导是要用这么一件小事的细节来考验他。

办事情时我们有一种倾向,直接套用别人告诉我们的信息,不愿自己再去把这些信息核实一下以确保正确性。而往往就是这些前提信息使我们事倍功半,它们的不准确性使我们后来所做的很多事情都是徒劳。因此在接受一件事情的时候,一定要秉着认真负责的态度把事情的前提信息弄清楚。

将信息转化为你办事的资本

有三个人要被关进监狱三年,监狱长答应满足他们一人一个愿望。

美国人爱抽雪茄,要了三箱雪茄。

法国人最浪漫,要一个美丽的女子相伴。

而犹太人说,他要一部与外界沟通的电话。

三年过后,第一个冲出来的是美国人,嘴里鼻孔里塞满了雪茄,大喊道:“给我火,给我火!”原来他忘了要火了。

接着出来的是法国人。只见他手里抱着一个小孩子,美丽女子手里牵着一个小孩子,肚子里还怀着第三个。

最后出来的是犹太人,他紧紧握住监狱长的手说:“这三年来我每天与外界联系,我的生意不但没有停顿,反而增长了200%,为了表示感谢,我送你一辆劳斯莱斯!”这个故事告诉我们,什么样的选择决定什么样的生活。今天的生活是由三年前我们的选择决定的,而今天我们的选择将决定我们三年后的生活。我们要选择接触最新的信息,了解最新的趋势,从而更好地创造自己的将来。信息的畅通是所有企业发展的前提,特别是在现今这个信息时代,丧失了通畅的信息渠道也就意味着丧失了对顾客以及竞争对手的了解,丧失了企业竞争与发展的先机,这是万万不可的。

现代文明面临的最大危机,是如何将信息转换为有组织的知识体系。

不要忽略一些重要记录

记录对管理好信息具有特殊的重要性。它可以帮助你更好地支配时间,防止重要任务没有完成,重要协议没有履行等事情的发生,你只把这些记在头脑中是不行的。

在创业者的生活工作中,下列一些记录是相当重要的,应该随时把信息记录下来:

电话日志的信息电话日志使你能查到是谁给你打电话,为什么打以及你是否给他们回过电话。你还可以查询电话费用,包括长途电话费用。如果理由充分的话,你会得到赔偿。

活动记录的信息你可以通过此记录查看一下你是如何支配时间的。任何企业都会从这种记录中获益,因为这种记录可以被用来作为决定和如何管理时间的依据。这种记录对企业时间安排具有特殊的重要性。活动记录所记录的最细微的信息包括日期、目的、当事人、旅行的公里数或所花钱数。如果你能使用带袖珍日历的笔记本记日记,因日期早已写好,你可以省点笔墨,而且许多袖珍日历在每页的角上都印有一张表格,用于记录花销,你只需将表填好就可以了。

会议记录的信息做会议记录与对其他活动的记录一样重要。不过,记录会议内容需要更多空间,袖珍日记本提供的远远不够,因此手头要时常准备好纸,记下日期、目的以及出席人员。另外,这种想法也不错,即:将议事日程、会议所讨论内容做一个罗列,将何时何地举行会议、下次会议所讨论的话题、各位出席人员就当前会议达成什么样的行动协议或者为下次会议所作的准备等内容都做一个记录。

当然,有很多信息的取得是没有什么规律的,因此要留心生活。

二次利用的妙处

变废为宝是一句老话,我们在这里强调的是不要随意丢弃文件。

信息是可以二次利用的。我们应该找出信息之间的关联,自己进行消化整理,以备不时之需。可以二次利用的信息很多,关键是我们要建立自己的信息平台,在这个平台上进行整理、整合。

比如,对某一项业务的一贯记录,我们可以选择一些方面进行整理,找出资料间的联系。有横向联系,也有纵向联系。然后对这些资料进行二次整理、回收。很多资料不要随意丢掉,能够变废为宝是不错的方法。对信息的换角度认识会让我们在办事情的时候又多了一个指南。

信息不对称时怎么办

信息不对称普遍存在于这个世界中,使人们在进行交易或者谈判等等事情的时候会处于不同位置。所以要防止信息不对称。

比如招聘的时候,招聘人相对于应聘人,在信息上是处于劣势的,他只能通过简历和面试来区别应聘者的优劣。而一般真正有能力的应聘者会开很高的工资价位,这样可能会出现一种情况,即实际上没有那么高能力的人也会提出那么高的工资以抬高他的身价,因此招聘人在摸不清情况的时候会倾向于选择招聘开出比最高工资低一些的人,相应水平也没那么高,但这样最保险。那么真正有能力的人可能很难找到让他满意的工作了。

在谈判或进行交易的时候会经常出现信息不对称,这往往是一对多的情况。我们不可能花更大的代价去把我们需要的信息都找全了,只能把风险控制在一定的程度上,做出相对周全的决策,而不一定是最好的。因此把事情做到什么程度是不可一概而论的,它们所对应的信息成本是不一样的,我们只能在我们的控制范围里把它做到最完美。

处理好灰色信息

灰色信息是指那些内容复杂、信息量大、形式多样、出版迅速、通过正规渠道无法得到的文献资料。我们很容易就把灰色信息与商业秘密联系起来了。其实,办很多事情的时候,都会涉及到灰色信息。比如要想知道一个行业的发展前景,想得到某个机构内部的专刊等,我们需要通过自己特殊的渠道才能获得。

对于这些灰色信息,应该建立起自己的搜集它们的渠道网络:

1.努力与各种信息媒介建立联系,可获取不公开的信息或者及早获取将要公开的信息等等,这样对及时全面地获取信息会有很大帮助。

2.与各种消息灵通人士保持联系。

3.要注意保管好自己的这些不易获得的信息,许多信息也许现在用不着,将来某个时候就会助你一臂之力。

办事程度的差别很多时候就体现在事情所含的信息量上。

防止信息阻塞

当前,我们处于信息时代,进修学习、经济活动甚至包括娱乐休闲,都交织着丰富的信息交换过程。人们参与信息传递,并根据需要进行筛选。然而,用宿命的观点说,人的一生,能做多少事是有限度的。有限的精力,获得的信息必然也只能是冰山一角,这构成信息阻塞的主观方面。即使进入了数字时代,信息的传播渠道仍然存在一个阀值,第一时间获得所需的全部信息只会是一个小概率事件,这构成信息阻塞的客观方面。

可见,信息阻塞不仅仅是技术问题,我们应该理性地去面对。信息的不通畅,意味着风险加大。很可能会用正确的方法做了错误的事情,或者是直接的方法错误。产生这些错误,大都是由于在没有可靠信息的情况下,却急功近利、鲁莽冒进。金庸武侠小说中有一著名心法,为各门派大侠所广为使用,那就是“以静制动,以慢击快,后发而先制”。在信息阻塞的情况下,沉着应对,韬光养晦,为可用方法。

狡兔三窟,这是兔子的精明,对于未来不可测的变化,预防当然是最好的方法。先分析所有可能出现的情况,再积极地做出预防,就可以无往不胜了。一件小事,可以成全你,也可以败坏你。如果是在浮浮沉沉、变幻莫测的商海,这种积极的防备,就更是必不可少的了。

如果你已经能够步步为营,应对未来事件的变化,就像有的电影的结尾一样,设计出种种结局,那么恭喜了,即使信息阻塞,也不会影响你事业的更上一层楼。

积极交换信息

信息,广义地理解的话,它作用于人的一生。可以简单地将人与信息的关系按人的成长历程划分为三个阶段:一、接收信息阶段;二、交换信息阶段;三、传播信息阶段。我们还可以将它与人生的三个心态作一比较。第一阶段,亲和力强,讨人喜爱;第二阶段,独立自主,积极向上;第三阶段,老练稳重,固执己见。对外界的感受力和年龄的关系就像鸡和蛋的关系一样,我们很难判断孰先孰后,但它至少感性地反映了一点,当你交换信息的欲望下降的时候,很可能你也“廉颇老矣”。

当然,这是从人本的角度来分析积极交换信息意味着什么。如果从操作的层面上看,它的价值又体现在哪些方面呢?

1.用一句流行语可以概括为:提高魅力指数。

愿意共享信息的人,能够更容易地赢得别人的尊敬。坦荡无私的胸怀、乐于助人的品质,都将成为修饰你人格的偏正结构短语。

2.大大拓宽你获得信息的渠道。

当你与两个人交换信息时,你就同时享有了三个人的信息;当你与三个人交换信息时,你就同时享有了四个人的信息……3.改进人际关系,提高自我修养。

“独乐乐,与人乐乐,孰乐?”当我们回答“不若与人”时,这显示的是一种豁达的处世态度。快乐别人的快乐,痛苦别人的痛苦,这当然需要倾注内心的情感因子,但关键在于是否能推己及人,时时设身处地地站在对方立场上。

当我们确立了正确的价值理念后,积极交换信息,只是“张嘴之劳”而已。

防范传言的传播

有人做过这样一个试验。

二十个人围成一个圈,随机指定其中一人为龙头,由他想一句话,低声转述给左边一人,此人再向左传,依次类推,等这句话再传回龙头耳中时,与他原先说出那句话早已大相径庭,不知所云了。

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