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第33章 砍掉办公行政成本,一定要知道的10个绝招(3)

上述目标成本的计算又称为"由价格引导的成本计算",它和传统的"由成本引导的市场价格计算(成本加成定价)"不同。产品的价格通常需要综合考虑多种因素的影响,包括产品的功能、性质及市场竞争力。一旦确定了产品有关价格、功能、质量等目标,设计人员将以目标价格扣除目标利润算出目标成本。接下来,目标成本便是在设计、生产阶段的重心,也为产品和工序指明了方向和提供了衡量标准和成本降低动力,以提升产品的最终竞争力。

产品研发成本对有些企业而言是花费极高的一环。毫不置疑的是,研发人员确实懂研究开发,但他们不见得懂成本和利润,这就是企业要能管好产品研发成本,进而提升获利的重点所在。

话费节省有妙招

巨额的电话费用让每个企业都深感头痛。如果费用失控,会提高办公成本;如果控制过死,又会限制业务的联系,并引起员工的不满。

一般来说,对电话费用进行控制是必要的,如果不加以控制,有的员工会将公司的电话当做免费电话来使用,漫无目的地用电话聊天或打信息台,这样不仅增加了公司的支出,还会影响其他员工的正常工作和公司的正常业务通讯往来。

对电话费的控制,不仅涉及公司的利益,也涉及每个员工的切身利益,因此,必须综合考虑,制定严密的规章制度,既要保证不影响企业的正常业务通讯,也不能影响员工的工作情绪,还要避免引起公平问题方面的纠纷。由于各企业的具体情况不同,电话费用的控制措施也不尽相同。

1.控制电话费的步骤

在制定控制话费的政策时,不能简单地"一刀切",也不能仓促草率。因为一旦政策制定不当,就会引起管理或控制上的纠纷,影响工作情绪和工作效率。一般而言,要制定一项切实可行的花费控制政策,要经过以下几个步骤:

(1)调查。公司有关部门对近期每个月的话费资料作一详细调查,包括市话费、长途费所占的比例,工作时间及非工作时间电话费的所占份额等。

(2)分析。根据调查结果进行分析,看合理的话费占有多少。比如,在非工作时间(加班除外)产生的话费是不合理的,可能是由于有些员工下班后逗留公司所产生的私话费用。另外,对于份额过大的部分就是控制的重点,比如电话信息费支出过大,如果企业正常工作中没有必要产生这些话费,那么电话信息费就应该是控制重点。

(3)区分。公司部门不同,职责不同,所使用的话费当然也不同。比如对于销售部门,长话费和市话费均会比较多;而行政部门市话费可能多些。另外,总经理、部门经理的话费可能高些,而其他一般业务人员应该会低些,从事生产活动的人员的话费就应该更低。在分析的基础上要对不同情况进行区别对待,是为了保证正常的业务联系不会因为话费控制而受到影响。

(4)制定政策。经过调查和分析,公司话费使用情况已经基本一目了然,下面要根据结果制定政策,以确保电话费控制在一个合理的水平上。在制定政策时,一定要注意政策的可操作性,否则还是起不到控制话费的作用。

在刚开始控制话费时,可能会遇到员工的反对。这时最好召集专门的会议,由行政负责人对公司的话费支出情况、调查分析情况进行讲解,以获得员工的支持。另外,可以在政策中制定一些关于节省话费的奖励措施,以调动大家节省话费的积极性。

2.控制电话费的具体方法

由于每个公司情况不同,控制话费的具体方法也有差别。以下方法可根据实际情况灵活运用:

(1)实际调查、取消租金少的电话。

(2)按电话的颜色限制地区(黑色电话可全国通话,浅茶色的限郊、市内通话,绿色的仅限市内通话)。

(3)按科室安装通话计时表,用费超过一般水平时提出警告。

(4)安装用费显示器,使每人都清楚自己的电话费支出情况。

(5)安装每隔2分30秒,便会自动发出哆咪嗦音乐的3分钟定时预报装置。

(6)在订货席、休息室等处,安装"收费专用电话"。

(7)充分利用公司内部的各种宣传工具,对经常打无用电话、长途电话的员工予以警告。

(8)对于有夜班情况的,鼓励员工尽可能在夜间优惠时段打电话。

(9)提出长途电话使用报告。

(10)将宿舍电话改成公用电话。

(11)购置并安装在公司下班时间以后便不能打长途的电话机。

(12)各部门采用电话费包干到人制度,超支部分由个人承担。

(13)市外电话必须通过交换台。

(14)用传真电话取代一般电话(看图纸等十分方便)。

(15)在电话机上安装用费显示器(可立即收费)。

(16)在电话机旁贴上"禁止打电话闲聊"、"打电话不应超过3分钟"等警示语的标签。

(17)将各部门的电话机放置在公共环境中,这样在打电话时是否闲聊就会被大家看得一清二楚,不自觉的人就会收敛很多。

(18)使用电话时,利用对方急于下班心理,选择下班前通话,可减少客套、言简意赅。

(19)事先准备记事簿。

(20)进行电话教育。

控制汽车使用中的消费

有些小企业的管理者为了摆阔、装点门面,购买豪华汽车为企业所用,还美其名曰为加深客户的印象。其实,这些投资是一笔很大的浪费。在你的能力范围内,你可以买辆普通实用的汽车,就像你在自己的能力范围内购买任何其他的企业设备一样。大量的钱花在昂贵的汽车上不如花在市场营销、顾客服务、新计算机系统等方面更好。汽车在使用中每时每刻都离不了燃润料,再加上维修费、保养费、折旧费、税收等,这些开支细算起来是惊人的。

在汽车的所有费用里,燃润料也许是消耗最大的。对燃润料合理使用,可以节省开支,企业对汽车燃润料应进行严格管理。具体做法如下。

1.要严格纪律

企业应建立完善的汽车使用规章制度,把责任进行落实,确保公司人员严格遵守纪律;路单性质与油票性质不符不准发油;路单签发的车号与加油车不符不准发油;除向符合运行手续的汽车的油箱、发动机加注燃、润料外,不准向携带的其他容器加注;严格执行先收票后加油的规定,不准欠票或记账加油;拒绝任何人向油库借油、存油或兑换油票、让售油料。在特殊情况下,汽车必须携带、储备燃、润料时,必须经本企业有关领导批准,出具通知,方许发油。

2.建立节约奖励制度

根据汽车性能、每百公里定额耗油量进行核算,制定定额指标,指标以单车核算,按月统计行车公里和汽油的消耗情况,在定额之内,按实际节约数提取10%~15%作为奖金。

3.做好废油回收工作

凡经过使用后更换下来的各种润滑油料和洗涤用过的汽油、柴油都必须进行回收,严禁随便泼洒。这不仅避免了对环境的污染,加工处理后还可进行再利用,这就降低了汽车使用的成本。

4.做好油料与材料管理

油料与材料应集中管理,做好登记与备案工作。油料与材料管理,就其内容而言,可分为使用管理、技术管理和安全管理三个方面。使用管理的主要内容包括建立健全油料与材料的领用制度,制定节约油料与材料的技术措施和奖惩办法,监督、核查使用情况等;技术管理的主要内容是根据各种油料与材料的理化性质、用途、品种、牌号、规格等特点,分类储存保管,定期检查,防止混装、混放、污染、变质等现象发生,达到高效、节能的目的;安全管理的主要内容是防火、防盗,保证库房和油料、材料安全。企业加强油料与材料的管理和合理使用,对于节约消耗、降低成本、提高汽车的运输效能、延长汽车的使用寿命,具有十分重要的含义。

差旅费能省就省

差旅费分为交通费、住宿费、膳食费、通讯费、交际费等。据统计,不管企业大小与否,差旅费用的支出在通常情况下约占公司销售费用的5%~10%。对大多数公司而言,差旅和娱乐费用位居各项费用的第二或第三,是继工资和IT费用之后的第三大支出项目。如何寻求更好的途径和方式来控制差旅费用支出,降低企业的成本,已经成为越来越多的管理者关心的问题。做好差旅费用的控制,可以节约大量成本,用于生产销售各环节,从差旅费用的控制也可以反映出企业的管理水平。

1.以实际行动节约差旅费

每个员工都应该视公司为家,树立"节约光荣、浪费可耻"的观念,摒弃对浪费现象放任自流、熟视无睹的冷漠心态,养成勤俭节约的良好习惯,增强成本意识。

从节约1角电话费、节约1元差旅费、节约一次招待费等细微之处着手,从平时不太注意、不太关心的种种浪费现象改起,齐心协力,积少成多,以实际行动有效降低差旅成本,形成"人人讲节约、事事讲成本"的良好氛围。

2.采用专业差旅管理公司

由于企业客户的性质、经营理念和地域等方面的不同而呈现多层次的特点;专业差旅管理公司可发挥自身优势,帮助企业提高差旅效率、节省差旅成本。据《商业旅行新闻》的资料显示,专业差旅服务长期、全程并且度身定制的管理可为公司节省50%以上的成本,并且在保证差旅数量和质量的前提下,减少行政部门的工作负担,以及人员占用,使差旅更高效便捷和舒适。

以下的两个简单步骤可以立刻为企业省下大笔差旅费用:

(1)与一个业绩好的旅行社合作,把所有的旅行活动都交给他们安排。与企业联系业务的旅行社往往很多,令企业棘手的是难以决定哪家更合适,有的企业甚至认为同时与多家旅行社交涉以获取较有利的条款。事实上,企业可与若干家较有实力的旅行社磋商,甚至可以采用竞标的形式。一旦确定合作伙伴,就应在一段时期内固定一家旅行社来管理差旅事务,这样的旅行社能帮助你的公司管理旅行费用,找出节省开支的途径。他们就像是专门从旅行费、交际费中省钱的警犬,能从一大堆航空公司里挑出最好的价位,拿到最佳的企业折扣,联系到最实惠的租车服务,使企业增加差旅次数获得批量的优势,减低费率,享受专业的服务和优惠的付款信用。

(2)与商务客户打交道多的旅行公司,每月都会提交给你公司的旅行开支情况以及如何节省开支的分析。他们会把当月公布的票价和企业房价与你公司的开支进行比较,便于随时查验旅行开支。

大多数企业习惯于亲自办理差旅,不管是住宿,还是提款、买票、报销,一概由企业的后勤人员来办理。但这些负责差旅的职员往往还要兼管其他许多事情,比如采购办公用品等,在日常工作中难以投入足够的时间和精力去研究差旅方面的情况,因此企业存在多付差旅费的风险。

而专业的差旅管理公司通常能提供"量体裁衣"、"差旅管家"、"透明账簿"等适合企业消费的服务方式,甚至可按年收取管理费或交易费,然后把佣金返还给客户。同时,专业差旅公司还可以依照类似的案例为公司提供差旅管理计划的基准,甚至能在第一时间确认正在旅行的人员是否遭遇危险或者离危险源的远近。通过差旅管理公司,可以将差旅费和娱乐费用降低5%~25%,再通过网上工具和电子数据转移系统,将管理成本降低25%~75%。

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