【基本要求】 掌握会计循环的具体步骤，掌握原始凭证的填制和审核，理解会计凭证的作用和种类、记账凭证的填制和审核、会计凭证的传递和保管，掌握账簿的种类和账簿的设置以及登记方法。能够进行错账的更正。掌握期末账项的调整。掌握虚账户以及实账户的结账程序。结账后试算表的编制方法。明确财务报表的作用，了解财务报表的种类。了解财务报表的体系及其相互之间的关系，掌握资产负债表的内容和结构，掌握利润表的内容及结构。
会计循环速度对企业的重要性
以生产和制造计算机芯片、移动电话和其他电子产品而闻名于世的摩托罗拉公司曾因为其超一流的质量控制过程管理，即全面质量管理而荣获国家马可波瑞质量奖。美国国家商务部每年将此项殊荣授予三大领域内最杰出的企业。摩托罗拉就是制造类企业的代表。
为了在激烈的市场竞争中取胜，企业必须以最低廉的成本和最快捷的速度取得经济决策所用的财务信息。摩托罗拉公司实现此目标的有效方法就是快速结账，即将每年年末各账户的余额快速结转至下一会计期间。公司采用电算化系统储存详细的会计信息，以便财务部门连续分析财务数据。摩托罗拉公司能在两天内结账并保持会计信息的连续传递和其他公司需要用2~4个星期才能获得同类信息相比较，摩托罗拉公司的报表编制速度简直就是光速。这使公司经理随时都能掌握最新财务信息。
——摘自[美]查尔斯·T·亨格瑞等著《会计学》（第三版），北京：中国人民大学出版社，1997年版，第136页
3.1 会计循环概要
通过对上一章内容的学习，我们已经知道，复式记账的会计系统为处理企业单位的业务活动提供了可能。企业作为一个经济实体，在其日常经营过程中，会发生各种各样的经济活动，会计作为一个以提供会计信息为主的经济信息系统，就需要采用会计确认与计量的手段对这些活动有选择地加以处理，即必须经过确认和计量经济业务、编审原始凭证、编制会计分录、编审记账凭证、登记会计账簿、对账簿记录进行对账与结账、编制财务报告等一系列会计核算程序。在这些会计核算程序中包括了依次完成的一些基本步骤，会计工作必须按照上述步骤有次序地、连续不断地进行。这些步骤从会计期间初开始，至会计期间末结束，周而复始，循环往复，因此，称之为会计循环（Accounting Cycle）。
通过会计循环能够将企业发生的错综复杂的经济业务以货币的形式有条不紊地加以综合，从而形成系统的、有用的会计信息。由于每个企业单位的规模大小、经济业务的性质和繁简程度各有特点，在具体组织会计核算工作时，其具体要求也就有所不同。完整的会计循环所涉及的基本步骤应包括：
（1）确认、计量经济业务，填制、取得原始凭证；
（2）审核原始凭证，编制记账凭证（会计分录）；
（3）根据记账凭证登记会计账簿；
（4）会计期末对会计账簿记录进行对账和结账；
（5）根据账簿记录编制财务报告。
本章将围绕上述会计循环各主要步骤的基本内容展开论述。
3.2 经济业务与原始凭证
3.2.1 经济业务
会计循环的第一步是遵循会计确认的基本标准对企业单位发生的各种经济活动进行分析，即决定记录什么。
前已述及，企业单位在日常经营过程中，会发生各种各样的经济活动，但并不是所有的经济活动会计都能进行处理。其原因就在于计量的复杂性，一些不能计量或不能可靠计量的经济活动就不能被会计所处理，如达成的未来合作的意向、企业人事关系的变动等。在会计上，我们把能引起会计要素增减变化进而可以确认与计量的经济活动称之为经济业务（Business Transa-ction），或称会计事项。
虽然企业是一个经济上的独立个体，但在其生存与发展的漫长过程中避免不了要与企业内、外部的部门、单位或个人之间发生各种各样的交往活动。因此，我们可以将经济业务按是否涉及企业本身以外的单位或个人而分为对外经济业务和对内经济业务。
对外经济业务也称为交易，即“企业与外部主体（其他单位或个人）之间的价值交换行为”。交易可能是一种每个主体既接受价值也牺牲价值的互换行为，如购买商品、销售货物、提供劳务等，也可能是企业单方面权益的变动或向其他主体转移本企业的资产的行为，如接受投资、捐赠、上缴税款等。
对内经济业务也称为事项，即“企业主体内部有关部门之间发生的价值转移行为”，如企业在生产经营过程中为了生产产品领用原材料、使用继而磨损机器设备、产品完工入库等。
《中华人民共和国会计法》第10条规定，下列经济业务事项，应当办理会计手续，进行会计核算：
（1）款项和有价证券的收付；
（2）财物的收发、增减和使用；
（3）债权债务的发生和结算；
（4）资本、基金的增减；
（5）收入、支出、费用、成本的计算；
（6）财务成果的计算和处理；
（7）需要办理会计手续、进行会计核算的其他事项。
结合会计要素与会计等式的内容，我们应该看到，企业单位发生的各项经济业务都可以被会计等式各项目的变化所表述，而且经济业务的发生都会改变企业的财务状况或影响企业的经营成果。
3.2.2 原始凭证
1.会计凭证的概念
为了保证会计信息的真实性、可靠性和可稽核性，如实地反映各种经济业务对企业会计诸要素的影响情况，经过会计确认而进入复式记账系统的每一项经济业务在其发生的过程中所涉及的每一个原始数据都必须有根有据，这就要求企业对外或对内所发生的每一项交易或事项（经济业务），都应该在其发生时具有相关的书面文件来接受这些相关的数据，也就是应该由经办或完成该项经济业务的有关人员运用这些书面文件具体地记录每一项经济业务所涉及的业务内容、数量和准确金额，同时，为了对书面文件所反映的有关内容的合法性、合理性和真实性负责，还需要经办人员在这些书面文件上签字盖章。这些书面文件就是会计凭证。
所谓会计凭证（Accounting Voucher）就是用来记录经济业务，明确经济责任，并作为登记账簿依据的书面证明文件，是重要的会计资料。
在实际工作中，购买物品时由供货单位开出的发票、支付款项时由收款单位开给的收据、财产收发时由经办人员开出的收货单和发货单等，都属于会计凭证。
填制、取得并审核会计凭证是会计循环全过程中的初始阶段和最基本的环节，这个环节的工作正确与否，直接关系到会计循环中其他步骤内容的准确性。
在会计核算过程中，会计凭证之所以重要，主要是基于以下几个方面的原因：
（1）会计凭证作为一种载体，可以及时准确地反映各项经济业务的发生和完成情况；
（2）会计凭证是登记账簿的依据（间接依据和直接依据）；
（3）通过审核会计凭证，可以更有效地发挥会计的监督作用，使经济业务合理合法；
（4）填制和审核会计凭证，便于分清经济责任，加强经济管理中的责任制。
2.原始凭证
由于各个单位的经济业务是复杂多样的，因而所使用的会计凭证种类繁多，其用途、性质、填制的程序乃至格式等都因经济业务的需要不同而具有多样性，按照不同的标志可以对会计凭证进行不同的分类。我们这里按会计凭证填制的程序和用途不同将其分为原始凭证和记账凭证两大类。
（1）原始凭证的概念和种类
所谓原始凭证（Original Voucher），是在经济业务发生时填制或取得的，用以证明经济业务的发生或完成情况，并作为记账原始依据的会计凭证。
原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据，一切经济业务的发生都应由经办部门或经办人员向会计部门提供能够证明该项经济业务已经发生或已经完成的书面单据，以明确经济责任，并作为编制记账凭证的原始依据。原始凭证是进入会计信息系统的初始数据资料。一般而言，在会计核算过程中，凡是能够证明某项经济业务已经发生或完成情况的书面单据就可以作为原始凭证，如有关的发票、收据、银行结算凭证、收料单、发料单等；凡是不能证明该项经济业务已经发生或完成情况的书面文件就不能作为原始凭证，如生产计划、购销合同、银行对账单、材料请购单等。
原始凭证不仅是一切会计事项的入账依据，而且也是企业单位加强内部控制所常使用的手段之一。
原始凭证按其取得的来源不同，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证。
① 自制原始凭证，是指由本单位内部经办业务的部门或人员，在办理某项经济业务时自行填制的凭证。自制原始凭证按其填制的手续和完成情况的不同，可以分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证四种。
一次凭证，是指只反映一项经济业务，或同时反映若干项同类性质的经济业务，其填制手续是一次完成的凭证，如“收料单”、“领料单”等都是一次凭证。这里列举领料单的具体格式。
累计凭证，是指在一定时期内连续记载若干项同类性质的经济业务，其填制手续是随着经济业务发生而分次（多次）完成的凭证，如“限额领料单”等。
汇总原始凭证，是指在会计核算工作中，为简化记账凭证的编制工作，将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证加以汇总，用以集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证，如“发料凭证汇总表”等。
记账编制凭证，是根据账簿记录和经济业务的需要对账簿记录的内容加以整理而编制的一种自制原始凭证，如“制造费用分配表”等。
② 外来原始凭证，是指在同外单位发生经济业务往来时，从外单位取得的凭证。外来原始凭证一般均属于一次凭证。例如，从供应单位取得的购货发票、上缴税金的收据、乘坐交通工具的票据等。
（2）原始凭证的内容
不同的经济业务需要用不同的原始凭证进行反映，所以每一张原始凭证所记录的具体业务内容也就不可能完全一致。例如“领料单”记录的是原材料的发出情况，而“收料单”记录的是原材料的收入情况，两者所记录的具体业务内容显然是有区别的。但是，为了能够发挥原始凭证的应有作用，作为经济业务数据的特有载体，无论哪一种原始凭证，都要说明每一项经济业务的具体发生和完成情况，都要明确经办单位、人员以及其他相关单位的经济责任。因此，撇开各个原始凭证的具体形式和内容，就其共同点而言，各种原始凭证都应具备如下的基本内容，这些基本内容通常可以称为原始凭证的基本要素：
① 原始凭证的名称，如“增值税专用发票”、“限额领料单”等。通过原始凭证的名称，能基本体现该凭证所反映的经济业务类型。
② 填制原始凭证的具体日期和经济业务发生的日期。应该说明的是这两个日期大多数情况下是一致的，但也有不一致的时候，此时应将这两个日期在原始凭证中分别进行反映。
③ 填制原始凭证的单位或个人名称。
④ 对外原始凭证要有接受凭证的单位名称。
⑤ 经济业务的内容。原始凭证对经济业务内容的反映，可以通过原始凭证内专设的“内容摘要”栏进行，如“收据”、“通用发票”等，也可以通过原始凭证本身来体现，如飞机票等。
⑥ 经济业务的数量、单价和金额。这是对经济活动完整地进行反映所必需的，也是会计记录所要求的。没有具体金额的书面文件（如劳务合同等）一般是不能作为会计原始凭证的。
⑦ 经办人员的签字或盖章。如果是外来的原始凭证，还要有填制单位的财务专用章或公章。
上述原始凭证所应具备的基本内容可以对照前面列举的有关原始凭证具体样式进行理解和掌握。
另外，在自制的原始凭证中，有的企业单位根据管理和核算所提出的要求，为了满足计划、统计或其他业务方面相关工作的需要，还要列入一些补充内容，诸如在原始凭证上注明与该笔经济业务有关的生产计划任务、预算项目以及经济合同号码等，以便更好地发挥原始凭证的多重作用。
（3）原始凭证的填制（或取得）要求
不同的原始凭证，其填制的方法不同。自制原始凭证一般是根据经济业务的执行或完成的实际情况直接填制的，如仓库根据实际收到材料的名称和数量填制的“收料单”等，也有一部分自制原始凭证是根据有关账簿记录资料按照经济业务的要求加以归类、整理而重新编制的，如“制造费用分配表”等。外来原始凭证是由其他单位或个人填制的，其填制内容和方法与自制原始凭证基本相同，也要具备能证明经济业务完成情况和明确经济责任所需要的相关内容。
各种原始凭证所反映的基本内容是进行会计信息加工处理过程中所涉及的最基本的原始资料，所以填制或取得原始凭证这个环节的工作正确与否，是至关重要的。为了保证整个会计信息系统所产生的相关资料的真实性、正确性和及时性，必须按要求填制或取得原始凭证。由于原始凭证的具体内容、格式不同，产生的渠道也不同，因而其填制或取得的具体要求也有一定的区别，但从总体要求来看，按照《中华人民共和国会计法》和《会计基础工作规范》的规定，原始凭证的填制或取得必须符合下述几项基本要求：
① 原始凭证反映的具体内容要真实可靠。填写原始凭证，必须符合真实性会计原则的要求，原始凭证上所记载的内容必须与实际发生的经济业务内容相一致，实事求是、严肃认真地进行填写。为了保证原始凭证记录真实可靠，经办业务的部门或人员都要在原始凭证上签字或盖章，对凭证的真实性和准确性负责。
② 原始凭证所反映的内容要完整、项目要齐全、手续要完备。前已述及，原始凭证上有很多具体内容，所以，在填写原始凭证时，对于其基本内容和补充资料都要按照规定的格式、内容逐项填写齐全，不得漏填或省略不填。特别是有关签字盖章部分，自制的原始凭证必须有经办部门负责人或指定人员的签字或盖章，从外单位或个人取得的原始凭证，必须有填制单位公章或个人签字盖章，对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章。“公章”，应是具有法律效力和规定用途、能够证明单位身份和性质的印鉴，如业务公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章或结算专用章等。对于无法取得相关证明的原始凭证，如火车票等，应由经办人员注明其详细情况后方可作为原始凭证。
③ 原始凭证的书写规范，即书写要用蓝黑墨水，字迹要清晰、工整并符合以下要求：
a. 阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。
b.所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“-”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“-”代替。
c. 汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用○、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者到角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字。
d.大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。
e. 阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。
f. 各种凭证必须连续编号，以便查考。各种凭证如果已预先印定编号，在凭证写坏作废时，应当加盖“作废”戳记，全部保存，不得撕毁。在填写原始凭证的过程中，如果发生错误，应采用正确的方法予以更正，不得随意涂改、刮擦凭证，如果原始凭证上的金额发生错误，则不得在原始凭证上更改，而应由出具单位重开。
④ 原始凭证要及时填制并按照规定的程序进行传递。按照及时性会计信息质量的要求，企业经办业务的部门或人员应根据经济业务的发生或完成情况，在有关制度规定的范围内，及时地填制或取得原始凭证，并按照规定的程序及时送交会计部门，经过会计部门审核之后，据以编制记账凭证。
（4）原始凭证的审核
我们知道，原始凭证载有的内容只是含有会计信息的原始数据，必须经过会计确认，才能进入会计信息系统进行加工处理。所以，所有原始凭证在正式进入会计信息系统之前都应该经过会计确认，并经过严格的审核，以确保会计信息的正确。
原始凭证在填制或取得的过程中，由于种种原因，难免会出现各种错弊。为了保证原始凭证的真实性、完整性和合法性，企业的会计部门对各种原始凭证都要进行严格的审核，只有经过严格审核合格的原始凭证，才能作为编制记账凭证和登记账簿的依据。审核原始凭证不仅是确保会计初始信息真实、可靠的一项重要措施，同时也是发挥会计监督作用的重要手段，还是会计机构、会计人员的重要职责。
企业会计人员对原始凭证的审核，主要是审核原始凭证的真实性、完整性和合法性三个方面。具体分述如下：
① 审核原始凭证的真实性。按照会计真实性信息质量的要求，原始凭证所记载的内容必须与实际发生的经济业务内容相一致，所以，审核原始凭证的真实性，就是要审核原始凭证所记载的与经济业务有关的当事单位和当事人是否真实，原始凭证的填制日期、经济业务内容、数量以及金额是否与实际情况相符等。
② 审核原始凭证的完整性。原始凭证所反映的内容包括很多项目，所以，在审核时要注意审核原始凭证填制的内容是否完整，应该填列的项目有无遗漏，有关手续是否齐全，金额的大小写是否相符，特别是有关签字或盖章是否都已具备等。
③ 审核原始凭证的合法性。审核原始凭证的合法性就是审核原始凭证所反映的经济业务内容是否符合国家政策、法律法规、财务制度和计划的规定，成本费用列支的范围、标准是否按规定执行，有无违反财经纪律、贪污盗窃、虚报冒领、伪造凭证等违法乱纪行为。
会计机构、会计人员在审核原始凭证时，对于不真实、不合法的原始凭证，如伪造或涂改的原始凭证等，有权不予受理，并向单位负责人报告，请求查明原因，追究当事人的责任，进行严肃处理；对于不合法、不合规定的一切开支，会计人员有权拒绝付款和报销；对于记载不准确、不完整的原始凭证，应予以退回，并要求经办人员进行更正、补充。
只有经过审核无误的原始凭证，才能作为编制记账凭证和登记有关账簿的依据。
